Акт списания ГСМ
Каждая организация, имеющая на балансе какое-либо автотранспортное средство, несёт расходы по его обслуживанию, в том числе пополнению резервов горюче-смазочных материалов. Эти расходы отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте. Поэтому очень важно знать, как их правильно оформлять, корректно используя образец и бланк акта списания ГСМ.
Как списываются ГСМ в организации
Учредительная документация любого юридического лица, использующего транспорт, должна включать нормы по расходам горюче-смазочных материалов. Согласно этим показателям производится списание ГСМ и определение будущих расходов.
Причём установленные нормы могут как соответствовать рекомендациям Минтранса, так и отличаться от них в незначительной степени.
Также, стоит заметить, что акт на списание ГСМ обычно составляется один на весь объём материалов, но учёт расхода ведётся конкретно по каждому водителю.
[attention type=yellow]Так, перед началом рабочего дня сотруднику выдаётся подотчётный документ либо наличные денежные средства под расписку. В конце смены бухгалтер, либо занимающийся первичной учётной документацией специалист, принимает отчёт о расходе и фиксирует его для отражения в бухгалтерском учёте.
[/attention]Оформлять ли по каждому конкретному сотруднику акт на списание либо прикладывать к общему документу справку-расчёт выбор каждого бухгалтера, никак не ограничиваемый законодательством.
Кто занимается составлением
Существует также несколько вариантов учёта расходов по ГСМ. Если организация достаточно небольшая и документации немного, лицом, составляющим бланк акта списания, является либо главный бухгалтер, либо его подчинённый.
В случае же с крупным предприятием создаётся специальная комиссия, которая, во-первых, сверяет расходы с установленными в компании нормами. Во-вторых, проводит тестовые «заезды» с водителями для проверки размеров ежедневного расхода топлива, масла и т.д.
И, в третьих, собирает вместе все путевые листы и акты списания ГСМ для составления отчёта за период (обычно месяц).
Какую форму имеет документ
Законодательство Российской Федерации предусматривает свободную форму заполнения для многих учётных документов, в том числе и для актов списания горюче-смазочных материалов.
Поэтому каждая организация вправе разработать и поместить в учредительную документацию свой собственный бланк документа, который будет использоваться на ежедневной основе.
Можно также использовать за образец и бланк какой-либо сторонней компании, а также наиболее распространённую в РФ форму:
Вне зависимости от принятого решения, используемый на организации акт списания ГСМ должен включать следующие пункты:
- Информация о составителе/членах комиссии: Ф.И.О, должность, подпись;
- Информация о сотруднике-водителе или всех водителях, для которых составляется акт;
- Данные по автомобилю/ям: государственный номер, марка, модель;
- Период списания горюче-смазочных материалов;
- Размер списания (общий расход по маслам, бензину и т.д.);
- Дата составления документа;
Образец заполненного акта облегчит составление. Также внизу статьи вы можете скачать незаполненный бланк и применить его на своей организации.
Случаи, вызывающие вопросы
При списании горюче-смазочных материалов для обычного автотранспорта существует мало подводных камней.
Но, что делать, если было приобретено какое-то нестандартное оборудование, норм расхода на которое нет даже в списках Минтранса? В таком случае стоит обратиться к документации производителя и техническим характеристикам, где указаны средние «потребности» устройства. Рассмотрим несколько подобных случаев:
Списание ГСМ на обкатку двигателя
Данная ситуация характеризуется повышенным расходом материалов как в случае нового, так и отреставрированного/отремонтированного двигателя.
И самая большая проблема состоит не в расчёте, а доказательстве правомерности списания таких объёмов топлива и масла… Решение этого вопроса довольно простое: необходимо составить отдельный документ норм расходов на конкретно данный двигатель с указанием его номера и отсылкой на документ, подтверждающий покупку/ремонт аппарата. Затем на основании этого документа составляется , в котором и списывается повышенное (до 10%) количество ГСМ.
Оформление акта списания для автомобилей без спидометра
Основная сложность в определении пройденного пути. Так как невозможно определить его по начальным и конечным показаниям спидометра, предлагается применить несколько дополнительных мер:
- Подсчитывать и указывать в путевом листе количество пройденных километров;
- Делать замеры уровня топлива перед выездом и после возвращения транспорта;
- Разработать на основании этих показателей норму расхода топлива на день;
Затем, в заполняем всё точно так же, как и для обычного авто, только вместо километража указываем дни.
Образец списания для газонокосилки
Как и в предыдущем случае, стоит составить отдельный документ «Расчёт показателей устройства Газонокосилка марки…», в котором будут указаны основные характеристики (объём двигателя, топливного бака, модель устройства, длительность работы на одной заправке и т.д.).
Также стоит составить документ, подтверждающий факт работы (покоса газона) с указанием должности и Ф.И.О исполнителя, времени работы, выполненных объёмов и т. д. Затем, с отсылкой на эти документы составляется образец и финальный вариант акта.
Причём используется , только вместо километража необходимо указывать количество отработанных мото-часов.
Расход ГСМ на генератор
Иимпровизированные системы обогрева и отопления, другие редко используемые устройства также рассчитывается из тестовых показателей и технической документации, после чего отражается как результат проведения замеров/исследования специальной комиссией. Кроме того, рекомендуется отправить образец расчёта и акт в юридическую или бухгалтерскую фирму для проверки и подтверждения того, что вышеперечисленные устройства не станут работать «бесплатно» из-за отмены актов расхода.
Еще больше полезной информации по теме вы найдёте в видео ниже.
