Как оприходовать излишки денежных средств в кассе

Инвентаризация кассы: порядок проведения

Как оприходовать излишки денежных средств в кассе

Порядок проведения инвентаризации кассы на территории России установлен Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г.

№ 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», Приказом Минфина РФ от 13.06.

1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Цель проведения инвентаризации кассы — проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.

В каких случаях проводится инвентаризация кассы?

Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.

Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.

Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
  • при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
  • при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина (основание — п. 1.5 Методических указаний № 49).

Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:

  • для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
  • выявления причины возникшей ошибки в учете;
  • по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.

Кто проводит инвентаризацию кассы?

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание — п. 2.2 Методических указаний N 49).

Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание — п. 2.3 Методических указаний N 49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

  • представители администрации организации;
  • работники бухгалтерской службы;
  • представители службы внутреннего аудита или сотрудники независимых аудиторских компаний;
  • сотрудники службы безопасности или другие специалисты компании (экономисты, менеджеры и др.).

Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание — п. 2.3 Методических указаний № 49).

Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы.

Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.

В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.

На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.

Оформление результатов проведения инвентаризации кассы

Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.

Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

[attention type=yellow]

Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.

[/attention]

Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме  № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).

В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.

Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины.

Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание — п. 2.

9 Методических указаний № 49).

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:

  • Дебет 50 Кредит 91-1 — Выявлена сумма излишка в кассе;
  • Дебет 94 Кредит 50 — Выявлена сумма недостачи в кассе;
  • Дебет 73 Кредит 94 — Выявленная недостача в кассе отнесена на виновных лиц;
  • Дебет 91-2 Кредит 94 — Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет прочих расходов организации.

В заключении хочется сказать о том, что своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе — это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.

Ольга Ульянова,
эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз).

Имеет два высших образования — экономическое и юридическое.

Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).

Излишки в кассе, выявленные при инвентаризации — что делать, проводки, при инвентаризации, штраф

Как оприходовать излишки денежных средств в кассе

— Организация бизнеса — Закон и право — Излишки в кассе — что делать, штраф при выявлении, проводки в бухгалтерском учете

Каждому материально ответственному сотруднику, который работает с кассой на предприятии, нужно знать, что делать с излишками в кассе, если они будут выявлены при инвентаризации во время других мероприятий по контролю и учету. Само по себе выявление излишков в кассе является достаточным основанием для вынесения административного штрафа как самому кассиру, так и предприятию. При этом есть множество особенностей и нюансов, связанных с правильным оформлением проводки в бухгалтерском учете из-за наличия излишков в кассе.

Излишки в кассе — что это, как они возникают

Под излишками в кассе подразумевается ситуация, когда на момент окончания работы с кассой в ней оказывается больше средств, чем должно быть с точки зрения имеющейся отчетности. Конечно, такая ситуация не так распространена, как недостача в кассе, но все же иногда имеет место при осуществлении бухгалтерской деятельности на предприятии.

Несмотря на то, что наличие излишков в кассе само по себе не свидетельствует о причинении какого-либо вреда предприятию, такое обстоятельство может стать основанием для проведения более глубокой налоговой проверки контролирующими органами.

Кроме этого, излишки в кассе практически всегда гарантируют, что имели место какие-либо ошибки или же злоупотребление доверием со стороны работника, обслуживающего материальные ценности.

В первую очередь, всем участникам трудовых взаимоотношений необходимо понимать, как именно происходит появление излишков в кассе. К наиболее распространенным случаям можно отнести следующие причины возникновения подобной ситуации:

  1. Ошибка кассира и неточность в расчетах. Чаще всего причиной возникновения излишков является какая-либо ошибка в расчетах, произведенная кассиром. Несмотря на то, что формально в кассе имеется больше средств, чем должно было быть, такая ситуация все равно требует урегулирования, а также значительной работы со стороны бухгалтеров предприятия и работодателя в целом.
  2. Ошибка в виде переплаты со стороны клиента. Клиенты, как и кассиры, тоже могут ошибаться при оплате услуг и товаров. Конечно, это происходит достаточно редко, но все же может быть реалистичным обоснованием для возникновения излишков в кассе предприятия, и всем участникам трудовых взаимоотношений нужно знать, что именно следует делать в подобных ситуациях.
  3. Недобросовестные действия кассира и продажа товара либо услуг мимо кассы. К сожалению многих работодателей, причина возникновения излишков в кассе часто связана с наличием злого умысла у самого работника, занятого обслуживанием клиентов. Отпуская товар мимо кассы, он фактически может получать часть дохода лично сам, минуя кассу и фактически обворовывая своего работодателя.

Как можно понять из наиболее распространенных причин возникновения излишков в кассе любого субъекта хозяйствования — их наличие само по себе уже говорит о присутствии определенных проблем в рамках ведения кассовой дисциплины в компании и требует быстрого реагирования со стороны работодателя и других участников процесса ведения бизнеса. Выявить излишки в кассе может достаточно широкий спектр лиц:

  • Сам сотрудник, ответственный за ведение кассы. В таком случае, работник может принять меры по устранению возникших излишков самостоятельно. Очень часто, чтобы не привлекать дополнительного внимания и не обеспечивать излишние сложности процессуального характера, кассиры просто присваивают себе излишки в кассе в итоге.
  • Другие кассиры, работающие с кассой, в том числе при приеме-передаче смены. В таком случае, если новый кассир не обнаружит наличие уже фактически имевшихся излишков на момент принятия кассы, именно на него точно так же может возлагаться ответственность за допущение такой ситуации — ведь он не выполнил свои прямые должностные обязанности кассира.
  • Руководитель. Непосредственный руководитель сотрудника, или же другой уполномоченный представитель работодателя и собственника могут проводить различные мероприятия по ревизии и инвентаризации имеющегося имущества, в том числе и материальных ценностей, находящихся в кассе предприятия.
  • Сотрудник бухгалтерии или иных отделов во время проведения инвентаризации. Непосредственное проведение различных мероприятий по инвентаризации может помочь выявить как недостачу, так и излишки в кассе, и сотрудники, обнаружившие такую ситуацию, должны незамедлительно принять меры для устранения последствий подобных обстоятельств.
  • Независимые аудиторы. Часто излишки в кассе становятся заметными и находятся только при проведении независимого аудита, что может крайне негативно сказаться на итоговых оценках и результатов всего комплекса аудиторской проверки.
  • Ревизоры и представители контролирующих органов. Наличие излишков в кассе вызывает куда большие подозрения со стороны правоохранительных и контролирующих органов, чем присутствие недостачи. Ведь излишки в кассе могут свидетельствовать не только о наличии ошибки при ведении кассовых операций, но также сообщать о факте уклонения от налогов и иных незаконных действиях работников предприятия, а значит, косвенно — и собственников бизнеса.

Ответственность сотрудника за излишки в кассе — штраф, увольнение

Практически всегда сам факт обнаружения излишков в кассе предприятия уже может свидетельствовать о наличии определенной вины со стороны кассира.

Вина может заключаться не только в злом умысле и сознательном совершении противоправных действий, но также в простой халатности, несоответствии занимаемой должности и бездеятельности.

При этом, в отличие от недостачи, обстоятельства, которые бы исключали наличие вины работника, являются крайне маловероятными.

[attention type=red]

Формально, вина работника исключается если нарушение порядка проведения кассовых операций было связано с противоправными действиями третьих лиц, воздействием стихии и в подобных ситуациях.

[/attention]

Однако представить даже гипотетическую ситуацию, которая могла бы привести к появлению в кассе излишков таким образом, чтобы сотрудник не был в силах на это повлиять и не должен был бы постараться предупредить такую проблему — практически невозможно.

При этом работник, допускающий наличие излишков в кассе, может быть привлечен к различным видам ответственности. В первую очередь к таковым можно отнести:

  • Дисциплинарную ответственность. Сам по себе факт нарушения должностных инструкций и невыполнения должностных обязанностей уже предполагает возможность привлечения кассира к дисциплинарной ответственности в рамках закона. Воздействиями, относящимися именно к сфере дисциплинарной ответственности, можно назвать выговор, замечание или увольнение трудящегося.
  • Материальную ответственность. Если в ходе обнаружения излишков в кассе из-за действий кассира предприятие понесло какой-то определенный действительный ущерб — работник может быть привлечен не только к дисциплинарной, но и к материальной ответственности. С него может быть истребована компенсация, изъять которую работодатель по закону может в том числи и путем проведения удержаний из заработной платы.
  • Административную ответственность. Появление в кассе излишков — прямое доказательство нарушения административного законодательства в сфере ведения различных кассовых операций. Поэтому в случае возникновения подобной ситуации, как само предприятие, так и кассир, могут быть привлечены к административной ответственности и должны будут выплачивать штраф.
  • Уголовную ответственность. Если излишки в кассе возникли вследствие неправомерных действий сотрудника, присвоения, растраты или хищения средств работодателя, то работнику может грозить также и уголовная ответственность, если объем причиненного ущерба и его характер позволяют применять к такому трудящемуся нормативы уголовного права.

Необходимо также помнить, что окончательное решение о привлечении трудящегося к ответственности за наличие излишков в кассе компании практически во всех случаях принимает работодатель.

Так, он может решить не прибегать к привлечению работника к дисциплинарной, материальной или уголовной ответственности, как полностью, так и частично.

Однако административная ответственность за излишки в кассе, выявленная в ходе проверок и контрольных мероприятий со стороны представителей государственных органов, может подразумевать привлечение к ней сотрудника и без желания работодателя.

Что делать сотруднику при обнаружении излишков в кассе

Конечно, многих работников, которые трудятся по профессии кассира и стараются добросовестно выполнять свою работу интересует, что делать при обнаружении излишков в кассе субъекта хозяйствования.

Ведь определенные ошибки могут случаться абсолютно с каждым человеком, и от совершения их никто не застрахован.

Поэтому в первую очередь необходимо определиться с конкретными обстоятельствами выявления излишков.

Так, если работник сам в течение смены имеет доступ к системе учета и контроля средств в кассе предприятия, он легко может отслеживать возникновение абсолютно любых излишков и не допускать их фактического выявления кем бы то ни было.

Имея доступ к подобной информации, кассир может просто изымать из кассы себе все средства, превышающие номинальный необходимый объем.

Однако такие действия могут быть признаны в том числе как самовольное присвоение или хищение средств работодателя.

Если же излишки в кассе были выявлены иными лицами, сотруднику обязательно уже потребуется написать объяснительную по сложившейся ситуации и изложить свою точку зрения на возникновение излишков. При это в отличие от недостачи в кассе — работник не сможет «закрыть» спорный вопрос, просто добавив в кассу свои деньги или вернув их работодателю в судебном порядке.

Именно поэтому, с одной стороны, излишки в кассе являются более благоприятным нарушением кассовой дисциплины в сравнении с недостачей, ведь сотруднику не придется тратить значительный объем своих личных средств, когда появление излишков не было связано с какими-либо хищениями. С другой стороны — процессуальное устранение негативных последствий излишков в кассе является куда более сложным, чем в случае с недостачей. Более того, контролирующие органы куда пристальнее проверяют каждый случай возникновения излишков в сравнении с недостачами.

Как действовать работодателю если выявлены при инвентаризации излишки в кассе

Российских работодателей, руководителей, менеджеров по персоналу и работников кадрового отдела также интересует, что необходимо сделать, когда на предприятии были обнаружены излишки в кассе. Порядок действий в таком случае может выглядеть следующим образом:

  1. Необходимо потребовать у кассира объяснения по факту сложившейся ситуации.
  2. Следует произвести служебное расследование по факту невыполнения кассиром своих обязательств перед работодателем.
  3. По итогам расследования может быть принято решение о применении к работнику дисциплинарных взысканий.
  4. Следует провести все необходимы бухгалтерские проводки, чтобы обеспечить фактическое сведение дебета и кредита и правильное ведение бухгалтерского учета.

Сотрудник вправе также обратиться в суд в целях защиты своих прав. Сделать это может и любой представитель работодателя. Однако судебная практика по всем делам, связанным с излишками в кассе, демонстрирует, что в подавляющем большинстве случаев суды признают законным привлечение к ответственности кассиров за формирование излишков.

Во многих случаях работодателю может быть удобно и выгодно не сообщать в полицию и контролирующие органы о наличии излишком в кассе. Это может помочь сохранить деловую репутацию и значительно снизить количество разнообразных мероприятий процессуального характера, необходимы для должного оформления излишков в кассе.

Проводки в бухгалтерском учете по излишкам в кассе

Каждый бухгалтер рано или поздно может столкнуться с ситуацией, когда ему необходимо будет сделать проводки по излишкам в кассе. Несмотря на то, что данный вопрос кажется изначально достаточно нетривиальным, проводки в этих ситуациях выглядят крайне просто:

  • Дт 50, Кр 90 — отражение наличной выручки, выявленной по факту проведения проверки контрольно-кассового оборудования.
  • Дт 50, Кр 91 — оприходование кассовых излишков в качестве иных доходов организации.

С точки зрения бухгалтерского учета и законодательства, предприятие действительно вправе считать кассовый излишек своей прибылью или относить его к своим доходам.

Но не следует этому радоваться, ведь почти всегда фактическое наличие кассовых излишков уже говорит об определенных потерях — или активах компании, похищенных сотрудником, или деловой репутации, которая может ухудшиться за счет того, что клиент фактически потерял часть своих денег, а кассир этого не заметил. (7 голос., 4,90 из 5)
Загрузка…

Законодательство
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: