Книга приказов или журнал регистрации приказов индивидуального предпринимателя

Содержание
  1. Журнал регистрации приказов: что такое, виды журналов, правила оформления, образец
  2. Для чего нужен журнал регистрации приказов?
  3. Виды журналов регистрации
  4. Структура и содержание журнала приказов работодателя
  5. Типовые правила и требования к оформлению учетных книг
  6. Книга приказов или журнал регистрации приказов индивидуального предпринимателя
  7. Журнал регистрации приказов по основной деятельности, образец заполнения
  8. Журнал регистрации приказов по личному составу — образец
  9. Обязан ли ип вести журнал регистрации кадровых приказов
  10. Правила ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности
  11. Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии
  12. Журнал регистрации приказов
  13. Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности
  14. Журнал регистрации приказов по основной деятельности
  15. Особенности ведения книги учета приказов в деятельности организации
  16. Образец книги приказов
  17. Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности
  18. Какие локальные акты регистрируются в журнале
  19. Образец книги регистрации приказов по основной деятельности
  20. Образец Книги приказов по основной деятельности
  21. Для чего необходим журнал регистрации приказов по основной деятельности
  22. Кто должен вести документ
  23. В какой форме вести учёт
  24. Типовая форма книги приказов по основной деятельности
  25. Заключение
  26. Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления
  27. Порядок оформления
  28. Регистрация приказов
  29. Книга приказов: как вести правильно, образец
  30. Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу
  31. Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа
  32. Титулка
  33. Список ответственных работников
  34. Главный раздел
  35. Ведение журнала регистрации
  36. Ведение журнала в электронном виде
  37. Ответственные за ведение
  38. Как и сколько времени хранить журнал

Журнал регистрации приказов: что такое, виды журналов, правила оформления, образец

Книга приказов или журнал регистрации приказов индивидуального предпринимателя

Последнее обновление: 18.02.2021

Деятельность любой организации, независимо от правовой формы собственности, индивидуальных предпринимателей, использующих труд наемных рабочих, связана с оборотом документов внутреннего пользования.

 Издаваемые руководителем письменные распоряжения должны быть доведены до сведения подчиненных, что должным образом необходимо зафиксировать.
Для возможности осуществления контроля исполнения заводят журнал проработки приказов и распоряжений.

Поговорим подробные о том, кто и как должен вести журнал приказов.

Для чего нужен журнал регистрации приказов?

С точки зрения закона никаких обязательных требований к наличию подобного рода документа нет. Но, при проведении надзорных мероприятий государственными органами в сфере трудовых отношений, инспектор вправе затребовать журнал регистрации приказов организации.

Прежде всего, благодаря зарегистрированным данным, можно без труда отследить хронологию последовательности событий, например:

  • когда человек был принят на работу;
  • переводился ли за время трудовой деятельности на другие участки работ;
  • привлекался ли к дисциплинарной и прочим предусмотренным законом видам ответственности;
  • дату и причину прекращения трудовых отношений.

Как правило, регистрация распоряжений в организации вменяется в профессиональные обязанности секретарю, передающему документы на подпись руководителю, принимающему входящую информацию, рассылающему исходящую корреспонденцию.

Регистрация производственных приказов позволяет экономить время при необходимости найти то или иное распоряжение, в то числе за прошлые годы деятельности. Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.

Можно сделать вывод: даже при передаче документов на хранение в архив, подшив их в хронологическом порядке, приложенный журнал регистрации производственных приказов позволит не допустить неразберихи.

Виды журналов регистрации

Порядок ведения документооборота для внутреннего пользования утверждается локальными правовыми актами.

Отдельно могут быть заведены книги учета для письменных распоряжений руководства, в зависимости от их предназначения:

  • касающиеся основной производственной деятельности, включая вопросы финансирования;
  • по вопросам организации и охраны труда;
  • кадровые – о приеме, перемещениях (переводах), увольнении работников; установлении или повышении квалификации работников; о награждениях или дисциплинарных взысканиях;
  • журнал регистрации приказов по административно хозяйственной деятельности;
  • и прочие.

Журнал регистрации распоряжений образец:

Как правило, ведут учет в письменном виде, но допускается и электронная форма документа.

Покажем, как может выглядеть книга учета приказов по основной деятельности, образец:

Структура и содержание журнала приказов работодателя

Унифицированных форм для регистрации распоряжений внутреннего пользования не существует. В продаже имеются типовые книги учета, которыми можно воспользоваться, или разработать свою форму и заказать в печатных изданиях.

Порядок ведения регистрации документации стандартный, в виде таблицы.

Страницы имеют несколько граф для заполнения:

  • номер по порядку очередной записи;
  • дата регистрации приказа (которая считается датой его издания);
  • присвоенный номер распоряжению (он может не совпадать с порядковым, например, иметь дополнительные буквенные обозначения);
  • краткое содержание распорядительного документа;
  • кто является ответственным лицом за исполнением приказа;
  • примечание;
  • подпись должностного лица, обязанного проконтролировать исполнение об ознакомлении или о получении копии распоряжения;
  • могут быть и другие графы.

Типовые правила и требования к оформлению учетных книг

До начала внесения записей:

  • все страницы нумеруют;
  • книга учета прошивается, концы нитей заклеивают белой бумагой (или опломбируют специальной пломбой);
  • указывают количество прошитых листов, заверив подписью ответственного лица (секретарь или инспектор кадровой службы), руководителя организации;
  • подпись первого руководителя скрепляют печатью организации (при ее наличии);
  • на титульном листе уточняют дату начала и окончания ведения.

Записи могут вносить чернилами синего или черного цвета.

Не допускается:

  • подтирание ластиком;
  • использование различных канцелярских средств корректировки текста;
  • вырывание страниц.

В ситуациях, когда допущена ошибка, неверно внесенную запись аккуратно зачеркивают. После внесенной новой записи лицо, ответственное за ведение регистрации, после уточнения, что «исправленное верно», ставит свою подпись.

Если учет ведется в электронном виде, периодически информацию распечатывают, поскольку в любую компьютерную программу можно внести изменения и не составит труда поменять сведения, внесенные ранее.

Распечатанные листы также пронумеровывают, прошивают, уточняют количество, ставят подписи ответственного лица и руководителя, печать.

Титульный лист журнала регистрации распоряжений, образец:

Образец последней страницы:

Заказать бесплатную консультацию юриста

Книга приказов или журнал регистрации приказов индивидуального предпринимателя

Книга приказов или журнал регистрации приказов индивидуального предпринимателя

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

Книга регистрации приказов по основной деятельности — это специальный журнал, в который вносят данный каждого распорядительного документа. Поговорим о ее особенностях и приведем актуальный образец.

12 января 2021 Безрукова Анна В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство).

В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер. В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота.

Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности, образец заполнения

Какую роль в документообороте компании играет журнал регистрации приказов по основной деятельности, обязательно ли вести такой журнал, а также образец заполнения рассмотрим в нашей статье Ведение различных регистрирующих журналов помогают упорядочить документооборот. Также записи о регистрации:

  1. помогают быстрее сориентироваться в бумагах и найти изданный приказ, например, для ссылки на него;
  2. придают документу юридическую силу;
  3. подтверждают наличие распоряжения и ознакомления с ним, к примеру, в случае возникновения споров с работником.

Распоряжения руководства делят на три вида:

  1. по основной деятельности,
  2. по административно-хозяйственным вопросам.
  3. по личному составу,

Для фиксирования приказов разных видов заводят отдельные реестры.

В нашей статье представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности.

> > Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию.

Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров.

К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

[attention type=yellow]

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования.

[/attention]

Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

> > 07 января 2021 Вам помогут документы и бланки: такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота.

Рекомендуем прочесть:  Должносные лица в тсн

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что: регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет; приказы, которые служат основанием для

Обязан ли ип вести журнал регистрации кадровых приказов

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)? Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?

Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным.

Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок.

В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).

Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу? Применение данного способа не запрещено.

Инфо Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.

Правила ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности

» Приказ – это распорядительный акт, который отражает решение руководства по вопросам деятельности организации и подчиненных. На действующих предприятиях распорядительный материал издается регулярно, и весь массив поступающей документации необходимо упорядочивать.

С этой целью используются журнал регистрации (книга) приказов. Журнал приказов не является обязательным документом.

Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов.

Он призван облегчить выполнение таких задач:

  1. учет изданных документов;
  2. контроль исполнения – в соответствии с указанными ответственными лицами и сроками реализации поставленных задач;
  3. поиск акта в регистре по номеру и дате издания.

В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства. Канцелярия ведет регистр выпущенной документации.

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

8169 Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников.

В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

ФАЙЛЫ Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер. Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу.

Это могут быть приказы о

  1. переводе на другую должность и т.д.
  2. сокращении,
  3. дежурствах,
  4. дисциплинарном взыскании,
  5. материальном поощрении,
  6. трудоустройстве,
  7. отпуске,

На сегодняшний

Журнал регистрации приказов

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством. Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет.

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Захарова Марина Валерьевна Автор PPT.RU 27 января 2021 Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации.

Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности. КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими. Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст.

258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

3615 является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом.

В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер. ФАЙЛЫ Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Кроме того, его наличие: Позволяет доказать само существование того или иного приказа.

Особенности ведения книги учета приказов в деятельности организации

› › › Неотъемлемой составляющей любого государственного, либо частного предприятия является документооборот.

Книга приказов является одним из основных предметов деятельности инспектора по кадрам.Книга приказов – это учредительный документ организации, который предназначен для того чтобы ввести .

Книга приказов, или как ее еще называют журнал регистрации приказов, является неотъемлемой частью каждой организации, поскольку выполняет важные функции.Цель ведения:

  • Предать срочность и обязательность документу.
  • Собрать в одно целое все документы и распорядительные акты;
  • Облегчить поиск документов;

При проверке налоговой, либо других уполномоченных органов, может быть истребована книга приказов.

Уменьшается вероятность проблем с налоговой и другими уполномоченными органами (ПФР, МВД), в случае качественного ведения книги.Книга приказов регламентируется приказом Минкультуры России № 558.

Образец книги приказов

Разрешение производственных вопросов, увольнение сотрудников, заполнение штата новыми кадрами – эти процедуры отражают текущую деятельность каждого предприятия.

Оперативные мероприятия не проходят бесследно, когда исполнение осуществляется по приказу руководителя, распоряжения в порядке очередности фиксируются в кадровом отделе.

Для регистрации приказов создан специальный журнал.

Возможно Вас так же заинтересует:

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Книга приказов или журнал регистрации приказов индивидуального предпринимателя

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги регистрации приказов по основной деятельности

Образец Книги приказов по основной деятельности

Книга приказов или журнал регистрации приказов индивидуального предпринимателя

Документооборот любой организации предполагает строгий учёт, который помогает контролировать количество выпускаемой документации, а при необходимости быстро находить нужный акт.

Поэтому начинающим предпринимателям, секретарям и специалистам аналогичного направления часто требуется образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Рассказываем, почему важен журнал регистрации приказов, кто должен его вести, а также предлагаем скачать типовую форму документа.

Для чего необходим журнал регистрации приказов по основной деятельности

Работа любого современного бизнеса неотделима от издания разного рода внутренних документов. С их помощью руководители обеспечивают эффективное, контролируемое и законное функционирование своей компании. Часто встречающимся видом акта внутреннего документооборота является приказ по основной деятельности.

Эти правовые акты имеют силу внутри предприятия и регулируют ключевые факторы его существования:

  • назначение и снятие с должности генерального директора и главного бухгалтера;
  • наделение заместителя, главного бухгалтера или другого сотрудника правом подписи;
  • назначение ответственного за хранение трудовых книжек;
  • назначение ответственного за табель учёта рабочего времени и аналогичные распоряжения.

Однако, помимо издания и подписания, есть необходимость учета приказов — его регистрационных реквизитов, даты, визирующего лица и краткого содержания. Эту функцию и выполняет книга или журнал учёта приказов. Реестр приказов по основной деятельности одновременно решает несколько задач:

  • даёт общую информацию о количестве изданных документов;
  • позволяет быстро найти необходимый приказ или понять, где искать его (например, в папке за какой год);
  • узнать краткое содержание акта по реквизитам;
  • восстановить приказ после потери.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности поможет компании систематизировать документооборот

Кто должен вести документ

Книга приказов должна быть в любой организации, которая издаёт локальные правовые акты. Фактически, это означает, что каждое юридическое лицо одновременно с регистрацией создаёт такой документ и записывает туда сведения о первом приказе — о назначении на должность генерального директора.

Кто из сотрудников несёт ответственность за документ и регулярно пополняет бланк информацией о свежих актах? Ответ зависит от масштаба организации и сложившихся традиций документооборота.

Чаще всего эту функцию берёт на себя секретарь руководителя или офис-менеджер.

Если такие должности отсутствуют в штатном расписании (в маленьких фирмах) регистрировать приказы будет сам директор или любой из сотрудников, кому он это поручит.

В какой форме вести учёт

Сложившийся порядок документооборота большинства организаций предполагает, что книга учёта приказов будет вестись в бумажном виде.

Этот документ имеет постоянный срок хранения, поэтому логично иметь его на физическом носителе. С другой стороны, писать реквизиты и содержание акта вручную слишком трудоёмко и несовременно.

К тому же, могут возникнуть проблемы с читаемостью, если секретарь непонятно запишет цифры или буквы.

[attention type=red]

Электронный журнал гораздо удобнее бумажного: все символы легко читаются, часть информации можно не писать заново, а копировать (например, фамилию руководителя). Однако файлу с реестром необходимо обеспечить максимальную безопасность, чтобы в случае поломки не лишиться критически важных данных.

[/attention]

Рекомендуется хранить книгу в облачном сервисе (тогда выход из строя техники не нанесёт урон файлам), а также ежегодно распечатывать и подшивать.

Пример записи в журнале регистрации приказов по основной деятельности

Типовая форма книги приказов по основной деятельности

Рассмотрим образец книги приказов по основной деятельности. Унифицированного бланка для такого документа нет, каждая организация вправе разработать наиболее удобный для себя вариант. В любом случае форма будет представлять собой таблицу со следующими данными:

  • порядковый номер документа;
  • дата издания;
  • номер приказа;
  • фамилия визирующего руководителя, его должность;
  • краткое содержание приказа.

Проблем с заполнением такой книги не возникает даже у начинающих секретарей — всё, что необходимо записать, очевидно и есть на самом правовом акте. Чтобы прояснить какие-либо возникшие сомнения, изучите образец заполнения на картинке выше.

Трудности часто вызывает оформление графы с кратким содержанием. Что писать в этом разделе? Некоторые дублируют наименование правового акта, например, «О назначении ответственного за пожарную безопасность».

Это не ошибка, но гораздо грамотнее будет передать основное содержание приказа. Например, «О назначении главного инженера Петрова С.М. ответственным за пожарную безопасность».

Такой подход многократно упростит поиск по реестру документов, а при утрате оригинала поможет без труда его восстановить.

Когда распечатываете и подшиваете журнал, добавьте на последнюю страницу строки с указанием количества листов, а также дату и подпись руководителя. Директор должен проверить книгу и подписать её — только тогда документ можно отправить в архив.

Скачать: Журнал регистрации приказов по основной деятельности (пустой бланк)

Заключение

Приказы руководства необходимо фиксировать в специальном журнале или книге. Этот документ помогает вести учёт таких документов, быстрее искать их и восстанавливать после утраты. Пример заполнения представлен на изображении.

Книгу учёта разрешается вести в свободной форме, как в бумажном, так и в электронном виде. Рекомендуется в течение года заполнять файл на компьютере, сохраняя его в «облаке», а по итогам года распечатывать на бумаге и подшивать.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления

Книга приказов или журнал регистрации приказов индивидуального предпринимателя

Последние изменения: Январь 2021

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Порядок оформления

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  • на титульной странице;
  • на последнем листе;
  • в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Регистрация приказов

 

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

  1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
  2. Название распорядительного документа.
  3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  1. Информация о сотруднике – виновнике составления.
  2. Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

Книга приказов: как вести правильно, образец

Книга приказов или журнал регистрации приказов индивидуального предпринимателя

Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

  • срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
  • большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации.

Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо.

[attention type=green]

Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

[/attention]

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

  1. Т1 – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
  2. Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.

В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

  • трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
  • прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
  • перемещение между должностями;
  • совмещение сотрудника;
  • совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
  • порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
  • направление в командировку;
  • оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия. И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям. В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

  1. указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
  2. указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
  3. внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
  4. документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
  5. простановка печати фирмы;
  6. наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

  • титулка;
  • список лиц, ответственных за ведение Книги;
  • главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

Титулка

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

  1. полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
  2. наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
  3. дата заведения отчетной тетради;
  4. дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

Список ответственных работников

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
  • реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
  • подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Главный раздел

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

  1. порядковый номер подписанного документа;
  2. дата подписания и регистрации Приказа;
  3. вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
  4. перечень служащих, которых коснулся Приказ;
  5. нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

Ведение журнала регистрации

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника.

Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.

Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

Пример применения буквенного шифра:

  • В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
  • К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
  • КМ – оформление командировок;
  • ЛС – распорядительные документы по личному составу;
  • О – предоставление любого из видов отпуска.

Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.

Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации. Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки.

Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость  в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения.

Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

Ведение журнала в электронном виде

На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.

Ответственные за ведение

Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.

Как и сколько времени хранить журнал

Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени.

Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет.

В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

Приложение

Образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

Законодательство
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: