Приказ о переходе на электронный документооборот образец

Содержание
  1. Приказ на переход на электронный документооборот
  2. Подготовка к переходу
  3. Особенности распорядительных актов руководства
  4. Акт руководителя о запуске
  5. Акт руководителя о работе в системе
  6. Вопрос-ответ по теме
  7. Гость, знакомьтесь — Правобот!
  8. Электронные документы в кадровой службе
  9. Приказ о переходе на электронный документооборот образец
  10. Юридический электронный документооборот в компании
  11. 1
  12. Приказ о переходе на электронный документооборот в школе образец
  13. Этап 3. Разработка регламента работы системы
  14. Образец приказа о переходе на электронный документооборот
  15. Этап 3. Разработка регламента работы системы
  16. Этап 4.
  17. Электронный документооборот в организации
  18. О внедрении системы электронного документооборота (с изменениями на 14 марта 2007 г.)
  19. Приказ о внедрении сэд образец
  20. 1.7. Приказ об организации электронного документооборота (далее Приказ)
  21. Электронный документооборот между организациями
  22. Пошаговое внедрение системы электронного документооборота
  23. Zealint.ru
  24. Приказ об электронном документообороте на предприятии
  25. Электронные документы в кадровой службе. Новые правила и решения
  26. Электронный документооборот в организации
  27. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии
  28. Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами
  29. Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения
  30. Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей
  31. Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию
  32. Приказ о переходе на электронный документооборот
  33. Положение об электронном документообороте
  34. Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика
  35. Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?
  36. Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?
  37. 1. Обеспечить защиту персональных данных
  38. Электронный документооборот: как оформить?
  39. Роспотребнадзор (стенд)
  40. Электронные документы в кадровой службе. Новые правила и решения

Приказ на переход на электронный документооборот

Приказ о переходе на электронный документооборот образец

Замена традиционной системы бумажного документооборота на электронную – это длительный и довольно трудоемкий процесс, включающий массу подготовительных работ, направленных на внедрение средств автоматизации. Его венцом должен стать продуманный и детальный приказ об электронном документообороте на предприятии (в организации, учреждении).

Подготовка к переходу

Внедрению системы безбумажного документооборота предшествует:

  1. проведение анализа эффективности существующих процессов работы с документацией;
  2. выявление управленческих нужд руководителя, менеджеров высшего звена;
  3. исследование проблем, возникающих при работе с документами, в том числе – отчетностью у исполнителей и поиск адекватных способов их решения;
  4. подготовка регламентирующей документации:
  • внесение изменений в существующую инструкцию по бумажному деловодству относительно электронных документов или разработка принципиально новой схемы документооборота;
  • разработка детальных регламентов работ с отдельными видами документов: входящими и исходящими; нормативными и индивидуальными; обращениями граждан; требованиями властных структур;
  • установление правил архивного, исполнительного, кадрового делопроизводства.

Особенности распорядительных актов руководства

  • Документооборот – всеобъемлющий процесс. Трудно найти работника, которого он не касается. По этой причине действие распоряжений и рекомендаций в сфере документооборота должно распространяться на весь персонал.

Приказы по ЭД находится на рубеже разных областей знаний:

  1. менеджмента;
  2. документационного обеспечения и архивного дела;
  3. информационных и цифровых технологий.

Поэтому при его составлении и организации исполнения руководитель должен положиться на команду специалистов, обладающих достаточными знаниями и умениями в названных областях

  • Локальные акты о документообороте призваны разграничить зоны ответственности между общим отделом (канцелярией) и системными администраторами по внедрению и последующей эксплуатации системы ЭД.
  • Система ЭД не может в один момент заменить ранее существовавшую бумажную. Поэтому есть смысл ввести переходной период, в рамках которого можно на равных использовать электронные и бумажные документы, либо дублировать электронный документ сканкопией бумажного. Целесообразно также предусмотреть несколько растянутые во времени этапы вступления в силу положений отдельных нормативных документов о новом документообороте и пунктов приказов руководителя.

Акт руководителя о запуске

Приказ о внедрении электронного документооборота может обязать ответственных лиц провести опытный либо промышленный запуск системы.

Обычно этот локальный акт содержит предписания о:

  • принятии в эксплуатацию системы ЭД и повсеместное использование ее возможностей;
  • вступлении в силу регулятивной документации (инструкций, регламентов, правил) об организации документооборота;
  • круге лиц, которым предоставляется доступ к системе;
  • проведении общего инструктажа и обучения операторов системы ЭД;
  • назначении лиц, ответственных за внедрение новых шаблонов делопроизводства и распределение обязанностей между ними.

Приказ должен распространяться на всех работников предприятия и обязать их повсеместно использовать возможности ЭД.

Акт руководителя о работе в системе

Такой документ не менее необходим, чем приказ о внедрении. Он направлен на упорядочение правового поля для деятельности в ЭД и уравнивает действия работников предприятия по созданию, изменению, архивации, уничтожению электронных документов с их бумажными аналогами.

К таким действиям относятся:

  • предписания и рекомендации, выдаваемые в рамках системы;
  • визирование документов и скрепление их ЭЦП;
  • комментарии и разъяснения, предложения, которыми в информационной системе снабжаются проекты документов;
  • возложение обязанностей и ответственности и делегирование полномочий относительно документов.

Вопрос-ответ по теме

Наша компания хочет перейти на электронный документооборот внутри компании. Можно ли все приказы, которые издает общество: кадровые приказы, приказы бухгалтерские (о вводе в эксплуатацию основных средств, о списании материалов и т.д.

), приказы по личному составу, приказы по обучению, приказы о введении ЛНА, подписывать электронной цифровой подписью — без печати на бумаге.И можно ли знакомить сотрудников с этими приказами по e-mail.

Приказы будут высылаться по e-mail и это будет считаться надлежащей формой уведомления.

[attention type=yellow]

Нет, нельзя. Если речь идет о документах, с которыми необходимо ознакомить работников под роспись в силу требований законодательства, то для ознакомления документ необходимо будет распечатать и заверить уполномоченным лицом.

[/attention]

Объясняется это тем, что документ в электронной форме, заверенный электронно-цифровой подписью, имеет юридическую силу только в электронной форме ( ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ)

Гость, знакомьтесь — Правобот!

Первичный учетный документ (в том числе кадровый) составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью ( ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами не предусматривается обязательное составление документа на бумажном носителе ( ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Таким образом, поскольку законодательство не устанавливает иное, кадровые первичные документы могут составляться в электронном виде, но для ознакомления иъ (также локальные акты) надо распечатать и заверить подпись руководителя.

Электронные документы в кадровой службе

«Электронные документы помогают сдать отчетность и получить госуслугу, обменяться информацией внутри компании и взаимодействовать с гражданами и организациями. почему же кадровики не могут полностью перейти на электронный документооборот и что для этого нужно?

Электронные документы в кадровой службе чаще всего используют, когда необходимо:

1. Сдать отчетность в ПФР, ФСС России, Росстат.

Источник: https://zealint.ru/prikaz-na-perehod-na-jelektronnyj-doku

Приказ о переходе на электронный документооборот образец

Приказ о переходе на электронный документооборот образец

Приказ о переходе на электронный документооборот образец

По этой причине действие распоряжений и рекомендаций в сфере документооборота должно распространяться на весь персонал.

Приказы по ЭД находится на рубеже разных областей знаний:

  1. менеджмента;
  2. документационного обеспечения и архивного дела;
  3. информационных и цифровых технологий.

Поэтому при его составлении и организации исполнения руководитель должен положиться на команду специалистов, обладающих достаточными знаниями и умениями в названных областях

  • Локальные акты о документообороте призваны разграничить зоны ответственности между общим отделом (канцелярией) и системными администраторами по внедрению и последующей эксплуатации системы ЭД.
  • Система ЭД не может в один момент заменить ранее существовавшую бумажную.

Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

  • учитывается рабочее время;
  • работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
  • информируют о начале отпуска;
  • оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

1

Электронные документы».

В-четвертых, нужно заархивировать документы.

Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно: — выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте); — защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате; — записать на носитель информации.

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами.
PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов.

Это поможет сформировать основные требования к системе и изложить их в виде технического задания.

На втором этапе с учетом разработанных требований осуществляется выбор той электронной системы документооборота, которая будет оптимальна как по функционалу, так и по стоимости.

Если задачи, решаемые системой документооборота компании, достаточно специфичны, электронная система может быть разработана «под ключ» и тогда именно члены рабочей группы будут наиболее тесно общаться с разработчиками, формулируя им конкретные задачи.

На третьем этапе внедрения системы электронного документооборота будет произведена ее установка и, при необходимости, обновление парка технических средств, модернизация устаревшего оборудования и приобретение нового.

Инструкция по делопроизводству.

Приказ о переходе на электронный документооборот в школе образец

Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

  • закрепляются основные правила работы системы;
  • определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
  • утверждаются их шаблоны и форматы;
  • описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
  • детализируются правила доступа к документам;
  • расшифровываются другие нюансы работы системы.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот

Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально.

Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения.

[attention type=red]

При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

[/attention]

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т.

  • возможность быстрого поиска любого документа или пакета документов в соответствии с запросами, формируемыми исполнителями;
  • сокращение времени прохождения управляющих сигналов как по вертикали, так и по горизонтали;
  • повышение производительности труда сотрудников и эффективности работы всей организации в целом.

Перечисленные задачи определяют и преимущества внедрения системы электронного документооборота, особенно на тех предприятиях, на которых ежегодный документопоток исчисляется в тысячах учетных единиц, а архив — в десятках тысяч.

Эффективность внедрения системы электронного документооборота конечно, обусловлена как ее стоимостью, так и объемами обрабатываемых документов, а также спецификой деятельности компании.

Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

  • закрепляются основные правила работы системы;
  • определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
  • утверждаются их шаблоны и форматы;
  • описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
  • детализируются правила доступа к документам;
  • расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4.

Раздел «Система электронного документооборота»

Четвертый этап — опытная эксплуатация и обучение персонала в соответствии с утвержденным планом внедрения системы электронного документооборота. На этом этапе диагностируются проблемы внедрения системы электронного документооборота и те из них, которые обусловлены ошибками в технических или программных решениях должны быть устранены разработчиками.

Как правило, опытная эксплуатация системы проходит в реальных производственных условиях, поэтому ее можно совместить с последним этапом — вводом системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию.

1.

2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта

документа.

3.

Источник: https://consulomsk.ru/prikaz-o-perehode-na-elektronnyj-dokumentooborot-obrazets

Электронный документооборот в организации

> > 05 июля 2020 позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра.

Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  1. длительное время согласования;
  2. их излишнее дублирование;
  3. затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.
  4. утеря документов;

Действующая

О внедрении системы электронного документооборота (с изменениями на 14 марта 2007 г.)

РАСПОРЯЖЕНИЕот 15 мая 2006 № 337-р _______________________________________________________________________________Утратил силу на основании_______________________________________________________________________________ ——————————————————Документ с изменениями, внесенными:распоряжением Правительства Нижегородской области ——————————————————В целях повышения эффективности документооборота органов исполнительной власти Нижегородской области, оперативности обработки данных, достоверности первичной информации и усиления контроля исполнительской дисциплины и во исполнение распоряжения Губернатора Нижегородской области от 1 ноября 2005 года № 1183-р «Об утверждении классификатора органов исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделений»:1.

Приказ о внедрении сэд образец

» Инфо Эффективность внедрения системы электронного документооборота конечно, обусловлена как ее стоимостью, так и объемами обрабатываемых документов, а также спецификой деятельности компании.

Оптимизация документационного обеспечения деятельности любого предприятия ведется в нескольких направлениях: повышение качества информационного содержания документов: их разработка в необходимом и достаточном количестве, соответствие наименований содержанию, исключение дублирующих друг-друга

1.7. Приказ об организации электронного документооборота (далее Приказ)

Регистрация сертификата ЭЦП в ИРУЦ.

После оплаты счета сотрудник ЦР Специалист ЦР проводит работы в соответствии с Руководством пользователя по работе с Программным обеспечением рабочего места оператора связи «АРМ-Регистратор», а также Регламентом взаимодействия сторон по предоставлению услуг удостоверяющего центра.

Сотрудник ЦР должен помочь Клиенту составить указанный Акт, при этом Клиент должен иметь при себе сертификат, который подлежит замене на новый. В Акте должен быть указан серийный номер сертификата ключа ЭЦП.

Электронный документооборот между организациями

> > 09 июля 2020 — как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте?

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП.

Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали

Пошаговое внедрение системы электронного документооборота

Многие компании рано или поздно приходят к пониманию необходимости перехода на электронный документооборот для повышения эффективности документационного обеспечения управленческой деятельности.

Новейшее программное обеспечение позволяет организациям не только оптимизировать документооборот, отражать все документы в единой информационной базе, но и проводить контроль и анализ бизнес-процессов управления документацией.

Для эффективного управления документацией и обеспечения управленческой деятельности компании службе документационного обеспечения необходимо:

  1. повысить контроль исполнительской дисциплины;
  2. снизить временные затраты на поиск и согласование документов;
  3. обеспечить регистрацию входящей, исходящей документации и внутренней документации, контроль исполнения поручений по документам;
  4. обеспечить централизованное безопасное хранение документов.
  5. получать оперативную информации о движении документов компании;

Zealint.ru

Замена традиционной системы бумажного документооборота на электронную – это длительный и довольно трудоемкий процесс, включающий массу подготовительных работ, направленных на внедрение средств автоматизации.

Его венцом должен стать продуманный и детальный приказ об электронном документообороте на предприятии (в организации, учреждении).

Внедрению системы безбумажного документооборота предшествует: проведение анализа эффективности существующих процессов работы с документацией; выявление управленческих нужд руководителя, менеджеров высшего звена; исследование проблем, возникающих при работе с документами, в том числе – отчетностью у исполнителей и поиск адекватных способов их решения; подготовка регламентирующей документации:

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ И БЛАГОПОЛУЧИЯ ЧЕЛОВЕКА ПО РЕСПУБЛИКЕ КАЛМЫКИЯ ФБУЗ «ЦЕНТР ГИГИЕНЫ И ЭПИДЕМИОЛОГИИ В РЕСПУБЛИКЕ КАЛМЫКИЯ» ПРИКАЗ от 23.12.2011 г.

Савченко С.П, Проничева Т.А., Намсинова Э.И., Французов А.А., Джеваков Е.О., Убушиев А.Б., Харинов В.Г., Тарбаев А.И., Тельджиев С.Б., Утнасунов В.Б.

), заместителям главного врача ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Калмыкия» (Дарбаковой Т.А., Михаляевой Л.Б.) главным врачам филиалов ФБУЗ (Бойченко Е.Л., Лиджеев А.А-С., Насунова Н.Н.

, Манкиров М.А., Убушиева Н.А., Убушаева Г.С., Церенов Ш.Б.)

Приказ об электронном документообороте на предприятии

Замена традиционной системы бумажного документооборота на электронную – это длительный и довольно трудоемкий процесс, включающий массу подготовительных работ, направленных на внедрение средств автоматизации. Его венцом должен стать продуманный и детальный приказ об электронном документообороте на предприятии (в организации, учреждении).

    1 Подготовка к переходу
      1.1 Особенности распорядительных актов руководства

    2 Акт руководителя о запуске3 Акт руководителя о работе в системе

Подготовка к переходу Внедрению системы безбумажного документооборота предшествует: проведение анализа эффективности существующих процессов работы с документацией; выявление управленческих нужд руководителя, менеджеров высшего звена; исследование проблем, возникающих при работе с документами, в том числе – отчетностью у исполнителей и поиск адекватных способов их решения;

Электронные документы в кадровой службе. Новые правила и решения

Вы здесь О переходе на электронный документооборот в кадровой службе говорят давно. Но не все документы могут существовать только в компьютере.

Требования трудового законодательства, правила оформления, а иногда и содержание кадровых документов объясняют тот факт, что до сих пор большая их часть создается в бумажном виде и подшивается в дела по особым правилам. Не так давно в Трудовом кодексе РФ появились нормы о дистанционной работе, а вместе с ними и понятие электронных кадровых документов.

Об особенностях этой документации и правилах работы с ней читайте в нашей статье.В настоящее время основные документы, связанные с трудовыми отношениями, в обязательном порядке оформляются на бумажном носителе, хотя составляются они, как правило, с использованием современных автоматизированных технологий, т. е. имеются на электронных носителях.

Возможно Вас так же заинтересует:

Источник: https://em-an.ru/prikaz-o-perehode-na-ehlektronnyj-dokumentooborot-obrazec-70519/

Электронный документооборот в организации

Приказ о переходе на электронный документооборот образец

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Данное фото приобретено в фотобанке Shutterstock

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  • утеря документов;
  • их излишнее дублирование;
  • длительное время согласования;
  • затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

  • удобный механизм поиска;
  • оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
  • возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

  • входной и выходной регистрационный контроль документов;
  • перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
  • обмен документами между структурными единицами компании;
  • классификацию документов по группам;
  • оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
  • создание резервных и архивных копий;
  • возможность управления правами доступа;
  • решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

  • указывается дата начала работы системы;
  • закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
  • утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
  • детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
  • расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот.

Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам.

[attention type=green]

Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

[/attention]

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально.

Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения.

При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

  • масштаб и структура организации;
  • специфика ее деятельности;
  • географическая разрозненность структурных подразделений;
  • текучка кадров;
  • иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

  • закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b96906c343d6c00a9f54bab/5ba76a901c5a9600aa6b7b6c

Электронный документооборот: как оформить?

И для этого есть предпосылки.Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек.

Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде.

Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете.

Роспотребнадзор (стенд)

№ 923 «О порядке обмена документами, создаваемыми в электронном виде».

2. Документооборот между Управлением Роспотребнадзора по республике Калмыкия, ФБУЗ

«Центр гигиены и эпидемиологии в республике Калмыкия»

и центральным аппаратом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, осуществлять исключительно в форме электронных документов, подписанных электронной подписью уполномоченного лица, за исключением документов, определенных перечнем (приложение 1). 3. Досылку документов на бумажном носителе отменить. 4. Документы, перечисленные в перечне (приложение 1), представлять в Роспотребнадзор только на бумажном носителе.

Электронные документы в кадровой службе.

Новые правила и решения

Работников необходимо под роспись знакомить с большинством кадровых документов.

А приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Причина 2. Архивное законодательство предусматривает длительное хранение многих кадровых документов на бумажных носителях.

Причина 3. Отдельные документы (например, трудовые книжки) существуют только в рукописном виде.

Вместе с тем безбумажные технологии начинают использоваться в кадровой службе все активнее.

Законодательство
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: