Приказ о подготовке к запуску электронного документооборота

Содержание
  1. Приказ о подготовке к запуску электронного документооборота
  2. Приказ о внедрении сэд образец
  3. О введении в эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства (с изменениями на 17 мая 2021 года)
  4. Приказ на внедрение сэд
  5. Электронный документооборот в организации
  6. Zealint.ru
  7. Приказ о введении электронного документооборота. Внедрение системы электронного документооборота. Как организовать электронный документооборот в кадровой службе
  8. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии
  9. Этапы внедрения системы электронного документооборота
  10. Приказ о внедрении системы электронного документооборота
  11. Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота
  12. Приказ о внедрении сэд образец
  13. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии
  14. Этапы внедрения системы электронного документооборота
  15. Новые статьи
  16. Приказ о внедрении системы электронного документооборота
  17. Подготовка к переходу
  18. Особенности распорядительных актов руководства
  19. Акт руководителя о запуске
  20. Акт руководителя о работе в системе
  21. Электронный документооборот в организации
  22. Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами
  23. Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения
  24. Этап 3. Разработка регламента работы системы
  25. Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей
  26. Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию
  27. Приказ о переходе на электронный документооборот
  28. Положение об электронном документообороте
  29. Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика
  30. Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?
  31. Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?
  32. 1. Обеспечить защиту персональных данных

Приказ о подготовке к запуску электронного документооборота

Приказ о подготовке к запуску электронного документооборота

Многие компании рано или поздно приходят к пониманию необходимости перехода на электронный документооборот для повышения эффективности документационного обеспечения управленческой деятельности.

Новейшее программное обеспечение позволяет организациям не только оптимизировать документооборот, отражать все документы в единой информационной базе, но и проводить контроль и анализ бизнес-процессов управления документацией.

Для эффективного управления документацией и обеспечения управленческой деятельности компании службе документационного обеспечения необходимо:

  1. обеспечить централизованное безопасное хранение документов.
  2. получать оперативную информации о движении документов компании;
  3. обеспечить регистрацию входящей, исходящей документации и внутренней документации, контроль исполнения поручений по документам;
  4. повысить контроль исполнительской дисциплины;
  5. снизить временные затраты на поиск и согласование документов;

Приказ о внедрении сэд образец

Внедрение системы электронного документооборота целесообразно почти на каждом предприятии, поскольку позволяет существенно повысить исполнительскую дисциплину и существенно сократить сроки обработки документов.

Невысокие затраты и возможность адаптации к специфике деятельности предприятия, делают внедрение системы электронного документооборота оптимальным решением, позволяющим повысить производительность труда и эффективность управления.

Из статьи вы узнаете:

  1. каковы основные этапы внедрения электронного документооборота;
  2. что содержится в приказе о внедрении электронного документооборота.
  3. каковы цели внедрения электронного документооборота;
  4. что дает внедрение системы электронного документооборота в организации;

В настоящее время эффективность внедрения системы электронного документооборота на предприятии уже не вызывает сомнений.

При невысоких затратах на техническое и программное обеспечение такие системы позволяют существенно повысить исполнительскую дисциплину, качество документооборота и производительность труда, существенно сократив время принятия и трансляции управленческих сигналов.

О введении в эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства (с изменениями на 17 мая 2021 года)

РАСПОРЯЖЕНИЕот 23 апреля 2012 года N 636-рп(в ред.

, от 21.01.2013 N 27-рп, , , , , , , , , , , , , , , , )В целях повышения эффективности деятельности исполнительных органов государственной власти Тюменской области, государственных учреждений Тюменской области:(в ред. , )1.

Ввести с 1 июня 2012 года в исполнительных органах государственной власти Тюменской области и с 1 апреля 2021 года в государственных учреждениях Тюменской области в эксплуатацию систему электронного документооборота и делопроизводства (далее — СЭД) как единственную официальную информационную систему, используемую для организации электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Тюменской области и в государственных учреждениях Тюменской области, и утвердить

1.

Требования к системам электронного документооборота (приказ Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221 «Об утверждении требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения»)

Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота.

Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Пример операции, которую необходимо проводить в программе электронного документооборота

Приказ на внедрение сэд

страницы: Администрация Санкт-ПетербургаПРИМОРСКИЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РАЙОНТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ от 10 октября 2000 года N 32-п О внедрении систем электронного документооборотаи делопроизводства 1.

Возложить ответственность за подготовку компьютерных средств подразделений делопроизводства и локальной вычислительной сети (ЛВС) к внедрению систем электронного документооборота и делопроизводства (далее — СЭД) в соответствии с требованиями частного технического задания (приложение N 1 к договору N 1008/25-2000 от 23 августа 2000 года) и выполнение мероприятий, обеспечивающих техническую работоспособность систем электронного делопроизводства, на начальника отдела информационных систем и баз данных управления экономики и городского заказа Мирошник М.И. 2. Возложить ответственность за проведение опытной эксплуатации систем, обучение работников подразделений делопроизводства,

Итак, вы всерьёз задумались о вопросе внедрения СЭД.

Вы на пороге долгого пути, состоящего из многих этапов: предпроектное обследование, выбор программного продукта, предварительная его настройка, обучение пользователей, опытная эксплуатация, введение в промышленную эксплуатацию.

[attention type=yellow]

И чем четче в приказах/распоряжениях будет закреплен перечень необходимых мероприятий, порядок их осуществления и ответственность должностных лиц, участвующих во внедрении, тем быстрее и эффективнее будет осуществляться работа по внедрению СЭД.

[/attention]

1.

Электронный документооборот в организации

> > 05 июля 2021 позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра.

Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале. Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов: Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде.

Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  1. утеря документов;
  2. затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.
  3. их излишнее дублирование;
  4. длительное время согласования;

Действующая

Zealint.ru

Замена традиционной системы бумажного документооборота на электронную – это длительный и довольно трудоемкий процесс, включающий массу подготовительных работ, направленных на внедрение средств автоматизации.

Возможно Вас так же заинтересует:

Приказ о введении электронного документооборота. Внедрение системы электронного документооборота. Как организовать электронный документооборот в кадровой службе

Приказ о подготовке к запуску электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота целесообразно почти на каждом предприятии, поскольку позволяет существенно повысить исполнительскую дисциплину и существенно сократить сроки обработки документов.

Невысокие затраты и возможность адаптации к специфике деятельности предприятия, делают внедрение системы электронного документооборота оптимальным решением, позволяющим повысить производительность труда и эффективность управления.

Из статьи вы узнаете:

  • что дает внедрение системы электронного документооборота в организации;
  • каковы цели внедрения электронного документооборота;
  • каковы основные этапы внедрения электронного документооборота;
  • что содержится в приказе о внедрении электронного документооборота.

В настоящее время эффективность внедрения системы электронного документооборота на предприятии уже не вызывает сомнений. При невысоких затратах на техническое и программное обеспечение такие системы позволяют существенно повысить исполнительскую дисциплину, качество документооборота и производительность труда, существенно сократив время принятия и трансляции управленческих сигналов.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Оптимизация документационного обеспечения деятельности любого предприятия ведется в нескольких направлениях:

  • повышение качества информационного содержания документов: их разработка в необходимом и достаточном количестве, соответствие наименований содержанию, исключение дублирующих друг-друга по сути и содержанию документов; создание, оформление и утверждение документов в соответствии с принятыми государственными и локальными стандартами;
  • повышение экономичности действующей на предприятии системы документооборота: маршрутизация с возможностью контроля сроков исполнения, совмещение первичного бухгалтерского и кадрового учета с процессом оперативного управления; сокращение времени обработки и прохождения документа, возможность быстрого поиска нужного документа, организация хранения больших объемов информации.

Все эти задачи легко решаются путем внедрения системы электронного документооборота в организации, позволяющей автоматизировать процесс создания, разработки и учета документов, контролировать их распространение и перемещение, обеспечить их оперативную обработку, поиск и хранение.

Цели внедрения системы электронного документооборота:

Перечисленные задачи определяют и преимущества внедрения системы электронного документооборота, особенно на тех предприятиях, на которых ежегодный документопоток исчисляется в тысячах учетных единиц, а архив – в десятках тысяч.

Эффективность внедрения системы электронного документооборота конечно, обусловлена как ее стоимостью, так и объемами обрабатываемых документов, а также спецификой деятельности компании.

Расчеты показывают, что в общем случае, внедрение системы электронного документооборота окупается через год-два.

Этапы внедрения системы электронного документооборота

Рано или поздно к осознанию необходимости автоматизации системы документооборота на предприятии приходит каждый руководитель, целью которого является оптимизация его производственной и организационной деятельности. Успех ее во многом зависит от того, насколько соблюдены будут основные принципы внедрения системы электронного документооборота:

  • заинтересованность и активное участие во внедрении высшего руководства предприятия;
  • понимание целей и соблюдение этапов внедрения системы электронного документооборота;
  • привлечение к выбору или разработке ключевых пользователей и специалистов организации;
  • адаптация под текущие и перспективные задачи,стоящие перед организацией.

Процесс внедрения системы электронного документооборота будет реализовываться в несколько этапов.

На первом этапе необходимо создать рабочую группу из специалистов и руководителей, регулирующих документопотоки в организации, и с их помощью выявить «слабые» места действующей системы документооборота.

Группе необходимо выявить управленческие нужды руководителей высшего звена, а также пользовательские потребности рядовых исполнителей.

Это поможет сформировать основные требования к системе и изложить их в виде технического задания.

[attention type=green]

На втором этапе с учетом разработанных требований осуществляется выбор той электронной системы документооборота, которая будет оптимальна как по функционалу, так и по стоимости.

[/attention]

Если задачи, решаемые системой документооборота компании, достаточно специфичны, электронная система может быть разработана «под ключ» и тогда именно члены рабочей группы будут наиболее тесно общаться с разработчиками, формулируя им конкретные задачи.

На третьем этапе внедрения системы электронного документооборота будет произведена ее установка и, при необходимости, обновление парка технических средств, модернизация устаревшего оборудования и приобретение нового.

[attention type=red]

Четвертый этап – опытная эксплуатация и обучение персонала в соответствии с утвержденным планом внедрения системы электронного документооборота.

[/attention]

На этом этапе диагностируются проблемы внедрения системы электронного документооборота и те из них, которые обусловлены ошибками в технических или программных решениях должны быть устранены разработчиками.

Как правило, опытная эксплуатация системы проходит в реальных производственных условиях, поэтому ее можно совместить с последним этапом – вводом системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию.

Приказ о внедрении системы электронного документооборота

Этим документом, составленном в произвольной форме, руководитель организации может обязать членов рабочей группы или иных ответственных лиц провести опытную эксплуатацию системы или же сразу ввести ее в промышленную эксплуатацию. В перечень предписаний приказа может быть также включено:

  • использование ее возможностей на всех рабочих местах;
  • вступление в силу документов, регламентирующих эксплуатацию системы электронного документооборота на предприятии (инструкций, методических указаний, правил);
  • определение круга лиц, которым предоставляется доступ к системе на уровне администраторов;
  • проведение общего инструктажа и обучения пользователей;
  • назначение лиц, ответственных за внедрение новых стандартов делопроизводства и разграничение их обязанностей.

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.

Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.

Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы электронного документооборотаМинусы электронного документооборота
Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудитаНеобходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки.

Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве.

Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек.

Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2021 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В-третьих, в 2021 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет.

Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

Приказ о внедрении сэд образец

Приказ о подготовке к запуску электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота целесообразно почти на каждом предприятии, поскольку позволяет существенно повысить исполнительскую дисциплину и существенно сократить сроки обработки документов.

Невысокие затраты и возможность адаптации к специфике деятельности предприятия, делают внедрение системы электронного документооборота оптимальным решением, позволяющим повысить производительность труда и эффективность управления.

Из статьи вы узнаете:

  • что дает внедрение системы электронного документооборота в организации;
  • каковы цели внедрения электронного документооборота;
  • каковы основные этапы внедрения электронного документооборота;
  • что содержится в приказе о внедрении электронного документооборота.

В настоящее время эффективность внедрения системы электронного документооборота на предприятии уже не вызывает сомнений. При невысоких затратах на техническое и программное обеспечение такие системы позволяют существенно повысить исполнительскую дисциплину, качество документооборота и производительность труда, существенно сократив время принятия и трансляции управленческих сигналов.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Оптимизация документационного обеспечения деятельности любого предприятия ведется в нескольких направлениях:

  • повышение качества информационного содержания документов: их разработка в необходимом и достаточном количестве, соответствие наименований содержанию, исключение дублирующих друг-друга по сути и содержанию документов; создание, оформление и утверждение документов в соответствии с принятыми государственными и локальными стандартами;
  • повышение экономичности действующей на предприятии системы документооборота: маршрутизация с возможностью контроля сроков исполнения, совмещение первичного бухгалтерского и кадрового учета с процессом оперативного управления; сокращение времени обработки и прохождения документа, возможность быстрого поиска нужного документа, организация хранения больших объемов информации.

Все эти задачи легко решаются путем внедрения системы электронного документооборота в организации, позволяющей автоматизировать процесс создания, разработки и учета документов, контролировать их распространение и перемещение, обеспечить их оперативную обработку, поиск и хранение.

Цели внедрения системы электронного документооборота:

  • создание и ведение единой базы всех документов предприятия, их структурирование в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
  • контроль маршрута и обработки каждого документа, в том числе соблюдения сроков их исполнения и согласования;
  • повышение исполнительской дисциплины и минимизация риска утери документов и несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
  • возможность быстрого поиска любого документа или пакета документов в соответствии с запросами, формируемыми исполнителями;
  • сокращение времени прохождения управляющих сигналов как по вертикали, так и по горизонтали;
  • повышение производительности труда сотрудников и эффективности работы всей организации в целом.

Перечисленные задачи определяют и преимущества внедрения системы электронного документооборота, особенно на тех предприятиях, на которых ежегодный документопоток исчисляется в тысячах учетных единиц, а архив — в десятках тысяч.

Эффективность внедрения системы электронного документооборота конечно, обусловлена как ее стоимостью, так и объемами обрабатываемых документов, а также спецификой деятельности компании.

Расчеты показывают, что в общем случае, внедрение системы электронного документооборота окупается через год-два.

Этапы внедрения системы электронного документооборота

Рано или поздно к осознанию необходимости автоматизации системы документооборота на предприятии приходит каждый руководитель, целью которого является оптимизация его производственной и организационной деятельности. Успех ее во многом зависит от того, насколько соблюдены будут основные принципы внедрения системы электронного документооборота:

  • заинтересованность и активное участие во внедрении высшего руководства предприятия;
  • понимание целей и соблюдение этапов внедрения системы электронного документооборота;
  • привлечение к выбору или разработке ключевых пользователей и специалистов организации;
  • адаптация под текущие и перспективные задачи,стоящие перед организацией.

Процесс внедрения системы электронного документооборота будет реализовываться в несколько этапов.

Новые статьи

На первом этапе необходимо создать рабочую группу из специалистов и руководителей, регулирующих документопотоки в организации, и с их помощью выявить «слабые» места действующей системы документооборота.

Группе необходимо выявить управленческие нужды руководителей высшего звена, а также пользовательские потребности рядовых исполнителей.

Это поможет сформировать основные требования к системе и изложить их в виде технического задания.

[attention type=green]

На втором этапе с учетом разработанных требований осуществляется выбор той электронной системы документооборота, которая будет оптимальна как по функционалу, так и по стоимости.

[/attention]

Если задачи, решаемые системой документооборота компании, достаточно специфичны, электронная система может быть разработана «под ключ» и тогда именно члены рабочей группы будут наиболее тесно общаться с разработчиками, формулируя им конкретные задачи.

На третьем этапе внедрения системы электронного документооборота будет произведена ее установка и, при необходимости, обновление парка технических средств, модернизация устаревшего оборудования и приобретение нового.

Четвертый этап — опытная эксплуатация и обучение персонала в соответствии с утвержденным планом внедрения системы электронного документооборота.

На этом этапе диагностируются проблемы внедрения системы электронного документооборота и те из них, которые обусловлены ошибками в технических или программных решениях должны быть устранены разработчиками.

Как правило, опытная эксплуатация системы проходит в реальных производственных условиях, поэтому ее можно совместить с последним этапом — вводом системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию.

Приказ о внедрении системы электронного документооборота

Этим документом, составленном в произвольной форме, руководитель организации может обязать членов рабочей группы или иных ответственных лиц провести опытную эксплуатацию системы или же сразу ввести ее в промышленную эксплуатацию. В перечень предписаний приказа может быть также включено:

  • использование ее возможностей на всех рабочих местах;
  • вступление в силу документов, регламентирующих эксплуатацию системы электронного документооборота на предприятии (инструкций, методических указаний, правил);
  • определение круга лиц, которым предоставляется доступ к системе на уровне администраторов;
  • проведение общего инструктажа и обучения пользователей;
  • назначение лиц, ответственных за внедрение новых стандартов делопроизводства и разграничение их обязанностей.

Замена традиционной системы бумажного документооборота на электронную – это длительный и довольно трудоемкий процесс, включающий массу подготовительных работ, направленных на внедрение средств автоматизации. Его венцом должен стать продуманный и детальный приказ об электронном документообороте на предприятии (в организации, учреждении).

Подготовка к переходу

Внедрению системы безбумажного документооборота предшествует:

  1. проведение анализа эффективности существующих процессов работы с документацией;
  2. выявление управленческих нужд руководителя, менеджеров высшего звена;
  3. исследование проблем, возникающих при работе с документами, в том числе – отчетностью у исполнителей и поиск адекватных способов их решения;
  4. подготовка регламентирующей документации:
  • внесение изменений в существующую инструкцию по бумажному деловодству относительно электронных документов или разработка принципиально новой схемы документооборота;
  • разработка детальных регламентов работ с отдельными видами документов: входящими и исходящими; нормативными и индивидуальными; обращениями граждан; требованиями властных структур;
  • установление правил архивного, исполнительного, кадрового делопроизводства.

Особенности распорядительных актов руководства

  • Документооборот – всеобъемлющий процесс. Трудно найти работника, которого он не касается. По этой причине действие распоряжений и рекомендаций в сфере документооборота должно распространяться на весь персонал.

Приказы по ЭД находится на рубеже разных областей знаний:

  1. менеджмента;
  2. документационного обеспечения и архивного дела;
  3. информационных и цифровых технологий.

Поэтому при его составлении и организации исполнения руководитель должен положиться на команду специалистов, обладающих достаточными знаниями и умениями в названных областях

  • Локальные акты о документообороте призваны разграничить зоны ответственности между общим отделом (канцелярией) и системными администраторами по внедрению и последующей эксплуатации системы ЭД.
  • Система ЭД не может в один момент заменить ранее существовавшую бумажную. Поэтому есть смысл ввести переходной период, в рамках которого можно на равных использовать электронные и бумажные документы, либо дублировать электронный документ сканкопией бумажного. Целесообразно также предусмотреть несколько растянутые во времени этапы вступления в силу положений отдельных нормативных документов о новом документообороте и пунктов приказов руководителя.

Акт руководителя о запуске

Приказ о внедрении электронного документооборота может обязать ответственных лиц провести опытный либо промышленный запуск системы.

Обычно этот локальный акт содержит предписания о:

  • принятии в эксплуатацию системы ЭД и повсеместное использование ее возможностей;
  • вступлении в силу регулятивной документации (инструкций, регламентов, правил) об организации документооборота;
  • круге лиц, которым предоставляется доступ к системе;
  • проведении общего инструктажа и обучения операторов системы ЭД;
  • назначении лиц, ответственных за внедрение новых шаблонов делопроизводства и распределение обязанностей между ними.

Приказ должен распространяться на всех работников предприятия и обязать их повсеместно использовать возможности ЭД.

Акт руководителя о работе в системе

Такой документ не менее необходим, чем приказ о внедрении. Он направлен на упорядочение правового поля для деятельности в ЭД и уравнивает действия работников предприятия по созданию, изменению, архивации, уничтожению электронных документов с их бумажными аналогами.

К таким действиям относятся:

  • предписания и рекомендации, выдаваемые в рамках системы;
  • визирование документов и скрепление их ЭЦП;
  • комментарии и разъяснения, предложения, которыми в информационной системе снабжаются проекты документов;
  • возложение обязанностей и ответственности и делегирование полномочий относительно документов.

Приказ
о внедрении системы электронного документооборота

[ число, месяц, год ]

В целях [ вписать нужное ] приказываю:

1. С [ число, месяц, год ] внедрить систему электронного документооборота [ наименование ] в [ наименование юридического лица ].

2. [ Должность, Ф. И. О. ] в срок до [ число, месяц, год ] разработать и утвердить порядок электронного документооборота.

3. Ответственным за ведение электронного документооборота назначить [ должность, Ф. И. О. ].

[attention type=yellow]

4. [ Должность, Ф. И. О. ] организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов.

[/attention]

5. [ Должность, Ф. И. О. ] внести в учетную политику [ наименование юридического лица ] правила создания, получения и хранения электронных документов.

6. Ответственными за формирование и подписание электронных документов назначить [ должность, Ф. И. О. ].

7. Приказ довести до всех структурных подразделений организации.

8. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ должность, Ф. И. О. ].

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

С приказом ознакомлены:

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота

Разработана: Компания «Гарант», июнь 2021 г.

(19 3,18 из 5)
Загрузка…

Электронный документооборот в организации

Приказ о подготовке к запуску электронного документооборота

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Данное фото приобретено в фотобанке Shutterstock

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  • утеря документов;
  • их излишнее дублирование;
  • длительное время согласования;
  • затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

  • удобный механизм поиска;
  • оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
  • возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

  • входной и выходной регистрационный контроль документов;
  • перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
  • обмен документами между структурными единицами компании;
  • классификацию документов по группам;
  • оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
  • создание резервных и архивных копий;
  • возможность управления правами доступа;
  • решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

  • закрепляются основные правила работы системы;
  • определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
  • утверждаются их шаблоны и форматы;
  • описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
  • детализируются правила доступа к документам;
  • расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

  • указывается дата начала работы системы;
  • закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
  • утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
  • детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
  • расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот.

[attention type=red]

Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам.

[/attention]

Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально.

Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения.

При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

  • масштаб и структура организации;
  • специфика ее деятельности;
  • географическая разрозненность структурных подразделений;
  • текучка кадров;
  • иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

  • закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
Законодательство
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: