Приказ о утилизации документов

Содержание
  1. Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы
  2. Основания для уничтожения документов
  3. Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов
  4. Акт уничтожения бухгалтерских документов
  5. Как уничтожаются электронные носители
  6. Что делать если документ утрачен
  7. Штрафы по уничтожению документов
  8. Вывод
  9. Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения
  10. Особенности уничтожения секретной документации
  11. Наказание за нарушения
  12. Уничтожение документов путем сжигания, шредирования, химической обработкой
  13. Способы уничтожения документов
  14. Измельчение (шредер)
  15. Сжигание
  16. Закапывание
  17. Мобильный шредер
  18. Химическая обработка
  19. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве
  20. Порядок уничтожения документов
  21. Комиссия по уничтожению документов
  22. Работа экспертной комиссии
  23. Акт о выделении документов к уничтожению
  24. Приказ об уничтожении документов
  25. Акт об уничтожении документов
  26. Срок хранения актов об уничтожении документов
  27. Как происходит ккт утилизации документов, нюансы
  28. Порядок уничтожения
  29. Как правильно оформить акт
  30. Нюансы уничтожения бумаг бухгалтерии
  31. Уничтожение архивных документов
  32. Виды утилизации
  33. Как учитывать расходы на утилизацию
  34. Акт об уничтожении документов – Образец, бланк 2021 года
  35. Что представляет собой акт об уничтожении документов
  36. Кто занимается утилизацией документа
  37. Порядок проведения процедуры в 2021 году
  38. Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2021 году
  39. Хранение акта
  40. Скачать

Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы

Приказ о утилизации документов

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про уничтожение бухгалтерской документации.

Сегодня вы узнаете:

  1. Что понимается под бухгалтерским документооборотом и каковы сроки хранения основных бухгалтерских документов;
  2. Почему нужно уничтожать документы;
  3. Как правильно и в какой форме оформить процедуру утилизации документов организации;
  4. Какие существуют способы уничтожения информации на бумажных и электронных носителях;
  5. Что может повлечь за собой утрату документа по вине работника. Виды дисциплинарных мер.

Любая компания, организация или индивидуальный предприниматель, независимо от формы собственности имеет свой документооборот. Но приходит время, когда новым документам не хватает места. Как быть в такой ситуации? Куда деть старые документы, сколько они должны присутствовать в бухгалтерии? Как уничтожить после истечения срока хранения?

Основания для уничтожения документов

Документооборот – это движение всех документов в бухгалтерии со дня поступления до конечного исполнения, или подшивки их в дело и сдачи в архив на хранение. Бухгалтерская документация отражает все расходы и доходы фирмы.

В передвижении участвуют несколько видов документов:

  1. Официальные бумаги, которые созданы в данной организации, двигаются только в рамках ее и хранятся здесь же.
  2. Документы, разработанные в данной фирме, предназначенные для других фирм, подрядчиков. Их называют исходящими.
  3. Входящие, то есть разрабатываются другой компанией и должны храниться в деле получаемой организации.

Каждый документ в процессе работы предприятия подвергается ряду действий:

  • Передача от иного лица в бухгалтерию, или разработка в ходе хозяйственной операции;
  • Обработка каждого бухгалтером, то есть принятие, заполнение, разноска по счетам, если такое возможно;
  • Проверка оформления и заполнения вышестоящей организацией;
  • Сдача на хранение.

Бухгалтерские документы составляют больше половины всего объема документооборота на предприятии. Рассмотрим подробнее какие существуют правила хранения такой документации.

В последнее время очень распространен электронный документооборот. Бухгалтеру нужно помнить, что файлы, содержащие в себе тот или иной документ, или заархивированную базу программных продуктов, так же подлежат длительному хранению.

На все виды документов, которые нужно хранить какое-либо время, распространяются следующие регламентированные и нормативные документы, определяющие правила и сроки хранения в архиве:

  1. ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», от 22 октября 2004 г.
  2. Решение Росархива от 06 февраля 2002 г, которое определяет правила хранения бланков в архиве.
  3. Статьи 24, 23, 89 налогового кодекса РФ, определяющие сроки хранения.
  4. Приказ Министерства культуры РФ № 558, от 25.08.10 г.

Вся документальная база, которая требует долгого хранения, может быть разделена на группы:

  • Первичная, к которой можно отнести формы по учету основных производственных фондов, товарно-материальных ценностей, по начислению заработной платы;
  • Отчетные документы, то есть конечные выходные формы сдачи отчетности в пенсионный фонд, соцстрах, налоговую. К отчетности можно также отнести акты ревизорских и аудиторских проверок;
  • Информационные сведения об организации, то есть это учетная политика, которая включает документы, регламентирующие ведение бухучета, кадровой работы, составление и оформление документооборота на предприятии.

Такие сведения хранятся различное время, так как в процессе деятельности фирмы работники бухгалтерии часто прибегают к ним, чтобы воспользоваться информацией, содержащейся в них.

Причина храненияСроки
Для целей бухучетаНе менее 5 лет. На обложке дела обязательно указывается месяц и год отработанных документов
Для целей налогового учетаСогласно налоговому кодексу, такие документы хранят от 4 лет и более
Все остальные документы, подтверждающие работу организацииНа протяжении всего периода работоспособности фирмы

Что же касается в разрезе каждого документа? Каковы же сроки хранения документов?

Например, контракты и доп. соглашения к ним хранятся пять лет и более, с даты окончания срока действия.

Доверенности, акты выполненных работ, ведомости по зарплате также находятся на хранении не менее пяти лет.

Но в случае отсутствия лицевых счетов по начислению зарплаты, то ведомости следует хранить более длительное время, даже до 75 лет, если такое предусмотрено в самой организации.

Есть документы, срок давности которых увеличивается до 75 лет.

К ним можно отнести:

  1. Документы, которые содержат в себе сведения о работниках, личные карточки, лицевые счета оплаты труда, договора, заключенные непосредственно с работниками.
  2. Бухгалтерская отчетность.
  3. Отчетность в органы ПФР, ФСС, Росстата по итогам за год. Квартальные отчеты должны присутствовать не менее 6 лет.

Сведения о наложенных штрафных санкциях хранятся не менее пяти лет.

Основной срок хранения всех документов достигает пяти лет, в некоторых случаях больше, но не меньше.

Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов

Выбрасывать или самостоятельно уничтожать любые бухгалтерские документы нельзя, так как информация, содержащаяся в них, может потребоваться при проверках аудиторскими компаниями.

Многие работодатели хранят у себя всю документальную базу, и не уничтожают ее даже после истечения пятилетнего срока, просто в силу незнания законов об уничтожении или сдачи в архив.

Рассмотрим подробно порядок уничтожения документов:

Уничтожение бухгалтерских документов – это важная процедура на предприятии, требующая особого внимания и оформления. Если она проведена не по закону, то организация может подвергнуться наложению административной ответственности, в некоторых случаях уголовной.

На уничтожение определяются только те документы и электронные файлы, которые «отпылились» свое время в архиве, то есть у них вышел срок хранения.

[attention type=yellow]

В первую очередь нужно определить документы по ценности. Для этого создается специальная экспертная комиссия, которая определяет важность каждого документа и возможность уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

[/attention]

Для более правильной и комплексной оценки в комиссию приглашается сотрудник архива, главный бухгалтер, юрист, заместитель руководителя данной организации. Членами этого состава могут быть и независимые, то есть привлеченные извне люди с соответствующим образованием.

Руководитель пишет приказ о создании этой комиссии. Данная комиссия составляется единожды и действует всякий раз при списании документов на утилизацию.

В компетенцию экспертов входит:

  1. Составление реестра всей документации архива.
  2. Составление списка документов срок хранения которых истек и подлежащих к уничтожению.
  3. Составление акта на утилизацию.
  4. Если требуется, то взвешивают документационную макулатуру.
  5. Непосредственно присутствуют на процессе по ликвидации.

С помощью данных полномочий эксперты составляют акт, включающий список документов, подлежащих уничтожению. Как оформить уничтожение правильно?

Акт уничтожения бухгалтерских документов

Форма акта разрабатывается членами комиссии и подписывается каждым из них и директором, заверяется печатью организации. Четко проработанный список вносится в акт с указанием сроков начала постановки на хранение и сроков снятия с него.

Если единовременное снятие с хранения имеет большое количество бумажных информационных носителей, то их можно сдать в качестве вторичного сырья. Когда поблизости имеется приемочный пункт макулатуры, то с ним заключается договор на утилизацию макулатуры.

Далее, бумажная кипа отвозится на сдачу. Сотрудники такого пункта выписывают акт приема макулатуры с указанием веса бумаги и цены за килограмм, а также рассчитывается общая сумма. Денежные средства, полученные за ворох ненужной документации, приходуют на счетах предприятия.

Комиссия может принять решение об уничтожении вручную, то есть обычный разрыв бланков, если количество бумаги небольшое. Можно измельчить документы на специальном станке, который называется шредер. При пропускании листа бумаги через этот аппарат происходит разрезание на очень тонкие полосы, которые впоследствии можно сжечь, или подвергнуть химическому растворению.

При сжигании бумаги можно наткнуться на проблемы с пожарниками, поэтому лучше бумагу сдать на перерабатывающие комбинаты или пункты приема макулатуры.

Еще одним способом уничтожения как вариант, может быть растворение с помощью химических кислот или других химических продуктов, что также нанесет вред окружающей среде. Как правило, последний способ избавления от бумаги очень дорогостоящий.

Все действия по ликвидации бумаги отражаются письменно в акте об уничтожении документов, подписанным соответствующими членами экспертизы и присутствующими при процессе независимыми людьми.

Как уничтожаются электронные носители

Помимо бумажных носителей, информация может, да и хранится в последнее время все больше на электронных носителях. Электронные документы, как правило, хранятся на серверах крупных компаний или на головном компьютере небольшой организации.

Комиссия в том же составе производит процедуру по их выбраковыванию по принятой схеме. То есть определяется список файлов с истекшим сроком, подлежащих утилизации, затем происходит сама утилизация.

Для уничтожения электронной документации используют несколько способов:

  1. Размагничивание, это метод воздействия на носитель информации с помощью магнитного поля. Применяется в том случае если носитель выступает как отдельный элемент, например, аудио или видеокассета, флоппидиски (дискеты), жёсткие диски. Такая процедура приводит съемные носители к негодности и дальнейшее их применение невозможно.
  2. Стирание информации или его перезапись. Такой метод используют для повторного использования носителя. Электронные файлы стираются специалистами, это могут быть программисты или привлеченные специалисты в этой области, с сервера или с жесткого диска головного компьютера.
  3. Механическое уничтожение является самым надежным, так как визуально можно убедиться в результатах. Для этого способа используют химические реагенты, механическое повреждение носителей, сжигание или расплавление.

Весь ход действий должен отразиться в акте об уничтожении электронных файлов.

Главное, при уничтожении любого вида документов нужно следить, чтобы не осталось сохраненных копий, чтобы сохранилась конфиденциальность информации, не произошло уничтожение документов, необходимых для каких-либо длительных судебных дел.

Сроки уничтожения комиссия определяет сама, это время, за которое произойдет вся процедура по утилизации.

Что делать если документ утрачен

Бывают моменты, что по какой-либо причине документ может быть утрачен или потерян.

Такое может возникнуть при следующих форс-мажорных ситуациях:

  • Пожар;
  • Землетрясение, с полным разрушением здания, где храниться архив;
  • Наводнение;
  • Грабеж.

В таком случае документы положено восстановить по мере возможности, хотя такая процедура затруднительна и в ряде случаев невыполнима.

При наступлении стихийных бедствий и порче информационных носителей документооборота необходимо письменно зафиксировать этот прецедент. Такое письменное оформление позволит продлить время для восстановления информации.

[attention type=red]

Если порча или утрата произошла по вине сотрудника, то как быть в этой ситуации? С виновного нужно взять письменное объяснение факта и причины утраты, с помощью чего начальник решит, какие меры применить к работнику.

[/attention]

Такие меры регулируются ст. 193 трудового кодекса. Взыскание или другая дисциплинарная мера в отношении виновного оформляется приказам по личному составу, с последующим увольнением.

Штрафы по уничтожению документов

Если порча или утрата документа произошла по вине сотрудника, то на него можно наложить ответственность за уничтожение:

  1. Административная ответственность – может возникнуть при утере, или нарушении правил хранения документов, при утилизации раньше положенного срока, что может исказить финансовые показатели при проверках. На должностное лицо выписывается штраф в размере 2 – 3 тыс. руб.
  2. Налоговая – накладывается на каждый не предоставленный документ в ходе проверки до 200 руб., до 10 тыс. руб. на потерянные или уничтоженные документы за какой-либо налоговый период, до 30 тыс. руб. при порче за несколько периодов.
  3. Уголовная – если при проверке выявлено что при утере документов произошла неуплата налогов, то штраф возрастает от 100 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Должностному лицу, отвечающему за порчу документов, которая привела к грабежу государства, могут наложить арест на заработную плату на 1-2 года. Либо может быть произведен арест на 2 года с отстранением от занимаемой должности. Если уплата налогов не производилась в особо крупных размерах, то штрафные санкции составят от 200 тыс. руб. до 500 тыс. руб., арест зарплаты от 1 до 3 лет, или арест на 5 лет с отстранением на 3 года.

Руководитель обязан проследить чтобы утраченная документация была восстановлена. Так как при несоблюдении этого правила на фирму будет наложено наказание.

Вывод

Вся ответственность по ведению документооборота ложится на плечи главного бухгалтера. Именно он должен следить за своими подчиненными при составлении и ведении бухгалтерской отчетности в структурных единицах или определенных группах.

Удостоверившись в правильности документа, главбух сшивает дела и передает их на хранение в архив организации, с указанием срока хранения дела. После истечения этого срока создается специальная комиссия, которая определяет документы на уничтожение.

Такой порядок должен действовать в каждой фирме, иначе какие-либо упущения могут негативно отразиться на финансовых средствах должностных лиц или самой организации.

Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Приказ о утилизации документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Руководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Скачать

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется.

Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Скачать

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Скачать

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2021 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2021 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

  • для граждан — от 100 до 300 рублей;
  • для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

  • для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
  • для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

  • 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
  • 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
  • 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

  • принудительные работы;
  • запрет занимать определенные должности;
  • запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
  • лишение свободы на срок до 2 лет.

Уничтожение документов путем сжигания, шредирования, химической обработкой

Приказ о утилизации документов

В каждой организации схема делопроизводства отлажена. С течением времени от информации на бумажных носителях разрешено избавляться или передавать источники в архив. Процедурой уничтожения документов с истекшими сроками хранения занимается созданная комиссия.

Способы уничтожения документов

Руководство организации выбирает доступный способ ликвидации документации. Бумаги уничтожают собственными силами или передают на аутсорсинг (отправляют сторонней фирме). При уничтожении встречается 2 ошибки:

  • нарушение конфиденциальности;
  • утилизация неполного комплекта носителей.

В связи с этим при выборе самостоятельной методики уничтожения присутствует ряд достоинств:

  • полное соблюдение засекреченности данных;
  • отсутствие лишних трат;
  • получение прибыли от макулатуры.

Аутсорсинг требует вложений, но таким способом можно избавиться от больших объемов документов с их одномоментной утилизацией.

Измельчение (шредер)

По разрешению руководства сотрудники избавляются от черновиков, с данными не представляющими ценность, путем ручного разрыва. Но при работе с носителями ценной информации требуется полное уничтожение. Среди известных методов распространено шредирование. На офисном шредере проходит измельчение бумаг разными типами резки.

Достоинства данного метода:

  • единоразовая покупка аппарата исключает вложения в будущем;
  • не требуется выделение дополнительного места для материалов подлежащих уничтожению;
  • шредер уничтожает сверхсекретную информацию.

Сжигание

Быстро уничтожить крупные объемы документов можно сжиганием. Этот способ ликвидации конфиденциальной информации не одобряется экологами. Ученые убеждены во вредном воздействии продуктов горения на окружающую среду.

Кроме неодобрения способа с экологической точки зрения существуют и другие недостатки:

  • чтобы сжечь бумаги организации нужна оборудованная спецплощадка или собственная котельная, что проблематично в городских условиях;
  • если сжигание проводится не в пиролизных установках при высокотемпературных режимах, то появляется вероятность сохранения информации в плотно спрессованных папках;
  • с учетом вывоза на мусоросжигательный завод и погрузо-разгрузочных работ это затратная процедура.

Закапывание

Применение популярного ранее способа становится редким. Закопать бумаги в землю просто, но полной надежности такого метода нет. При засушливых климатических условиях закопанные материалы хорошо сохраняются много лет. Поэтому случайное или умышленное раскапывание ведет к утечке данных организации.

Мобильный шредер

При документообороте, с которым обычное шредирование не справляется, рационально не транспортировать скопившийся материал на переработку. Решить проблему можно путем вызова мобильного шредера.

После заключения договора в назначенное время к организации подъезжает грузовик. В комплектацию машины включен грузоподъемник и уничтожитель документов. Измельчение проходит в присутствии заказчика или членов комиссии. Время процедуры зависит от объёма, подлежащего уничтожению. На передвижных комплексах скорость переработки достигает 3 тонн в час.

Химическая обработка

Утечка секретной информации к конкурентам из-за несоблюдения правил уничтожения может привести к финансовым потерям. Поэтому успешная работа каждой компании связана с правильной утилизацией документации, содержащей коммерческую тайну.

Получить стопроцентную гарантию ликвидации ценных бумажных носителей можно химической обработкой. С точки зрения сохранения секретности — это самый надежный метод. Бумаги ликвидируют химикатами и водой на спецоборудовании. Полученная масса не подлежит восстановлению. Единственным недостатком признана затратность метода.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

По государственному стандарту под уничтожением документов понимают процесс избавления от информации на бумажных носителях без возможности ее восстановления.

Документы хранятся в пределах установленных сроков в существующих нормативах и ФЗ «Об архивном деле». Основополагающим фактором для проведения утилизирующих работ считается завершение периода сохранения бумаг, за исключением форс-мажорных ситуаций. За организацией остается право самостоятельного выбора доступного способа ликвидации материалов.

В правовые акты правильной утилизации входят:

  • ФЗ № 125 о создании и работе архивов;
  • приказы Минкультуры (№ 1182 о сроках хранения и №558 о типовых управленческих документах);
  • постановление ФКЦБ № 03-33/пс о делах акционерных организаций.

Порядок уничтожения документов

Чтобы законно уничтожить бумаги, нужно обеспечить их предварительную экспертизу. Обычно в организациях присутствует комиссия из сотрудников. Но если оценка не проводится каждый год, руководитель подписывает приказ о создании совета.

Экспертная комиссия проводит мониторинг ценности документов с составлением описи дел с постоянным и временным хранением на передачу в архив. В обязанности также входит формирование акта о выделении документации на уничтожение. После одобрения составленного акта на заседании, он передается начальнику для утверждения.

При работе со сторонней утилизирующей фирмой оформляется приемо-сдаточная накладная. В ней указывается вес материала, количество переданных дел и дата передачи. Ответственное лицо за обеспечение сохранности информации контролирует погрузку и перевозку документов. Сотруднику разрешается наблюдать за процессом утилизации.

Комиссия по уничтожению документов

Учреждениям с большим документооборотом при создании архива целесообразно одновременно организовать специальную комиссию. При ее оформлении начальник должен руководствоваться приказом Росархива №2 «Об утверждении постоянно действующей комиссии».

В состав включаются не менее трех сотрудников, знающих делопроизводство и понимающих важность сохранения конфиденциальности. Комиссию обычно возглавляет один из заместителей руководителя предприятия.

После председателя вторым по значимости признается экспертный секретарь. Им становится заведующий архивом, а при его отсутствии — ответственное за архивные документы лицо.

[attention type=green]

В совете иногда участвуют главный бухгалтер, начальник отдела кадров, юрисконсульт.

[/attention]

Хранение отчетности в городском архиве требует включения в комиссию его представителя. В засекреченных структурах в нее назначают руководителя службы безопасности и работников с доступом к конфиденциальной информации.

Работа экспертной комиссии

Заседания экспертных комиссий, действующих на регулярной основе, проводятся по плану не реже двух раз в год. При необходимости в сложных ситуациях приглашаются консультанты и эксперты архивоведения.

В функции ЭК включены следующие действия:

  • отбор бумажных носителей на архивное хранение;
  • определение сроков сохранения скопившейся документации согласно законодательству;
  • проведение экспертизы ценности;
  • контроль за соблюдением периода хранения бланков строгой отчетности;
  • сортировка документов, сроки которых истекли, для уничтожения;
  • продление периода хранения.

Факт проведения заседания протоколируется и подписывается руководителем предприятия.

Акт о выделении документов к уничтожению

При прохождении процедуры утилизации основной отчетностью признается акт о выделении документов к уничтожению. Он составляется архивариусом или во время экспертизы ценности бумаг. Форма утверждена приказом No 526 от 31 марта 2015 года. В акты включаются дела, чей срок хранения завершился 1 января текущего года.

https://www.youtube.com/watch?v=Hz508N7rENs

Выделение документов сопровождается следующими действиями:

  • сортировка документации;
  • выборка бумажных носителей с истекшими сроками хранения;
  • полистный просмотр дел с целью нахождения материалов для постоянного хранения;
  • составление описи и включение отобранных бумаг в акт об уничтожении.

Приказ об уничтожении документов

Завершающим этапом подготовки к ликвидации документации значится заполнение приказа об уничтожении и его подписании руководителем производства. В нем указаны основания для проведения утилизации (составленный акт о выделении документов с истекшим сроком годности) и выбранный способ ликвидации.

Акт об уничтожении документов

После подписания акта о выделении документов и приказа об утилизации составляется акт на уничтожение. Его оформлением занимается ответственное за делопроизводство лицо. Порядок составления регламентируется Правилами документооборота Архивного фонда РФ.

Акт условно разделен на 2 раздела:

  • в первом представлен список дел и документов, направляемых на утилизацию с указанием сроков хранения. Он может быть указан в приложении с подробной описью документов;
  • во втором содержатся данные о методе утилизации (заполняется после избавления от документации).

Подписанный составителем и членами комиссии акт передается на подпись руководителю организации.

Одна копия хранится в отделе делопроизводства, другая в подразделении, которому принадлежали уничтоженные документы.

Срок хранения актов об уничтожении документов

Акты о проведении утилизации хранятся постоянно согласно действующим нормативам. Для них рекомендовано создавать отдельную папку. При реорганизации компании дело передается на хранение преемнику, а при ликвидации отправляется в городской архив.

За нарушение хранения документации или необоснованное уничтожение предусмотрены штрафные санкции. Поэтому полноценное оформление всей процедуры уничтожения защитит ответчика от гражданско-правовой, административной ответственности и сохранит конфиденциальность информации.

Как происходит ккт утилизации документов, нюансы

Приказ о утилизации документов

В каждой организации за время работы накапливается кипа бумаг: приказы, справки, накладные, выписки. Со временем возникает проблема утилизации документов с истекшим сроком хранения. Уничтожать такие бумаги нужно по правилам.

Порядок уничтожения

Законодательно закреплены сроки хранения:

  • временные — до 10 лет;
  • бессрочные — от 75 лет.

Ликвидация бухгалтерских, кадровых, распорядительных бумаг проходит по единым правилам. Вначале создается комиссия экспертов (ЭК), которую утверждает приказом руководитель организации. Она оценивает документацию, подлежащую утилизации.

Этапы подготовки:

  1. определяется значимость бумаг;
  2. выделяются с истекшим сроком годности;
  3. составляется акт утилизации документов с перечнем;
  4. производится уничтожение, которое подтверждается актом.

Образец компания разрабатывает самостоятельно или пользуется типовым. Попутно заполняется протокол за подписью руководства и комиссии.

Как правильно оформить акт

Составляется на фирменном бланке, листе А4 от руки или печатным текстом. Количество экземпляров соответствует числу экспертов комиссии и дополнительно один образец организации.

Акт на утилизацию бухгалтерских документов имеет 3 части (деление условное):

  • В шапке указываются название организации, реквизиты, ФИО директора (руководителя).
  • В основной части прописываются: название, номер, дата; в тексте указывают членов ЭК, проводимые мероприятия. Списком или таблицей перечисляются документы на уничтожение.
  • В заключении ставят дату, Ф.И.О. и подписи председателя, членов комиссии.

Акт идет на подпись руководителю. Ликвидированную документацию списывают с учетных журналов, указывая основание, дату, номер.

Нюансы уничтожения бумаг бухгалтерии

Сроки хранения, ликвидации регулируются ФЗ №125 от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в РФ», № 402 «О бухгалтерском учете», статьей №23, 283 НК.

  • 4 года хранятся бумаги расчета, уплаты налогов;
  • 5 лет — бухгалтерская учетная документация, учетные регистры.

Предприятия-банкроты не имеют права уничтожать документы на срок переноса убытка на последующие периоды. За нарушение предусматривается уголовное наказание по ст.195 УК РФ.

Уничтожение архивных документов

Негосударственный отдел Архивного фонда берет на хранение документацию частных организаций (акционерных обществ, корпораций).

Бухгалтерские годовые отчеты, балансы хранятся 10 лет, лицевые счета наемных работников — 75 лет, учетные регистры — 3 года. Утилизация архивных документов возможна по истечению срока давности.

Экспертная комиссия совместно с представителями архива выделяют бумаги к ликвидации. Определяется ценность. Отобранная документация подлежит описи в акте на уничтожение. Директор подписывает приказ о физической утилизации.

Виды утилизации

Если бумаг накопилось немного, их можно уничтожить самостоятельно. Большие объемы ликвидировать силами специализированной компании.

Способы:

  • сжигание;
  • измельчение специальным аппаратом (шредер).

Сжигают конфиденциальные носители информации. Проводят операцию специальные организации. Вся документация перевозятся в опломбированных пакетах.

После измельчения шредером сдать в макулатуру бухгалтерские документы. Так поступают с бумагами, не имеющими секретности.

Можно заключить договор об утилизации документов путем прессования с компанией. Бумага режется аппаратом на полосы. Чтобы исключить возможность восстановления, отходы прессуются и отправляются в переработку.

Если документацию уничтожает сторонняя организация:

  • Документы на уничтожение передаются по накладной.
  • Заказчику выдается акт утилизации.
  • Во время уничтожения присутствует сотрудник заказчика.
  • Возможна видеосъемка процесса.

Специалисты компании помогут составить акт без ошибок.

Как учитывать расходы на утилизацию

В бухгалтерском учете все затраты на уничтожение документов с истекшим сроком хранения оформляются как общехозяйственные расходы по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Бухучет при бесплатной утилизации документов не ведется.

Акты о физическом уничтожении бумаг держатся в отдельной папке. Срок хранения — 5 лет. Процесс отбора и уничтожения документов оформляется актами. Контроль и организацию ведет экспертная комиссия, назначенная приказом директора компании.

За несоблюдение периода хранения руководитель несет административную ответственность.

Скачать пустой бланк акта об уничтожении документов

Акт об уничтожении документов – Образец, бланк 2021 года

Приказ о утилизации документов

Как можно догадаться, необходимость в оформлении такого документа возникает преимущественно в организациях. За долгие годы деятельности компании в ее архивах собирается огромное количество различных документов.

Рано или поздно срок их действия прекращается. Таким образом, от ненужной документации приходится избавляться. Кроме этого, сюда относятся и испорченные документы.

В общем, уничтожению подлежат все документы, хранить которые больше не имеет смысла.

Файлы для скачивания:

Что представляет собой акт об уничтожении документов

В организациях данные процедуры проводятся регулярно. Ведь ежегодно на хранение в архив поступает множество бумаг. Однако нельзя просто так взять и выбросить даже те документы, которые уже считаются недействительными. Эта процедура должна быть правильно оформлена. И делается это при помощи соответствующего акта.

По сути, этот документ позволяет предприятию списать ненужные бумаги с баланса. Только после оформления такого документа можно приступать к утилизации. Делают это разными способами. Например, если документов немного, они просто сжигаются. Хотя при больших объемах делать это не рекомендуется. Огонь вредит экологии, да и не всегда удобно избавляться от документов именно таким способом.

Сегодня существуют специальные устройства, которые способны измельчать документы настолько, что они не подлежат восстановлению. Если говорить о крупных корпорациях, то для этих целей они часто обращаются в специализированные компании, которые занимаются уничтожением бумажной документации.

Категорически не рекомендуется отправлять бумаги на макулатуру или просто выбрасывать в мусорный контейнер. Даже те документы, у которых истек срок действия, содержат определенную информацию.

Необходимо сделать все возможное, чтобы она не попала к конкурентам и злоумышленникам, которые могут воспользоваться определенными сведениями в своих интересах.

Кто занимается утилизацией документа

Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений.

Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой. Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы.

Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.

Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.

Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации. Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен.

Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.

Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции.

[attention type=yellow]

Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание.

[/attention]

За такие действия может грозить и уголовная ответственность.

Порядок проведения процедуры в 2021 году

Условно процедуру уничтожения документов можно разделить на несколько этапов:

  1. Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
  2. Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
  3. После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.
  4. Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
  5. Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
  6. После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.

(: “Порядок уничтожения документов. “)

Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2021 году

При составлении акта необходимо придерживаться правил составления документов подобного рода:

  • в верхней части прописывается название компании и ее правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
  • далее указываются ФИО и должность руководителя, который подтверждает утилизацию;
  • ниже пишется название документа;
  • также прописываются сведения о приказе, который и стал основанием для проведения данной процедуры;
  • перечисляются все члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы;
  • ниже вносятся сведения об уничтожаемых документах. Чтобы лучше воспринималась информация, все сведения указываются в таблице. Прописывается год оформления документов, их заголовки, количество. Также имеется специальная графа, предназначенная для указания причин, по которым происходит уничтожение. Например, это может быть «Окончание срока действия»;
  • под таблицей указывается общее количество документов. Также отмечается способ, который был выбран для утилизации;
  • после этого члены комиссии должны завизировать документ. Для этого в нижней части проставляются подписи.

Нужно понимать, этот акт является достаточно важным документом. Он пригодится, если понадобится отчитаться по уничтоженной документации. Учитывая важность акта, необходимо позаботиться о правильном его заполнении. К примеру, здесь не должно быть каких-то ошибок. Помарки также не приветствуются.

Если и была допущена опечатка, лучше приступить к заполнению нового документа. Необходимо помнить, в случае каких-то нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравниваться к уничтожению документов без соответствующего оформления.

Именно поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, каждому участнику комиссии рекомендуется проверять, насколько правильно заполнен документ.

(: “Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?”)

Особого внимания заслуживает достоверность вносимой информации. Ее правильность также должны контролировать ответственные сотрудники. Ни в коем случае нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению.

Может возникнуть желание не указывать определенные позиции по причине незначительности документов или небольшого их количества. Однако делать этого не стоит. Если нагрянет проверка, все недостающие позиции будут выявлены достаточно быстро.

Не стоит забывать, за указание неправильных данных грозит административная ответственность. Причем не имеет значения, были внесены недостоверные данные умышленно или по ошибке, наказания не избежать.

Хранение акта

После того, как ненужная документация уничтожена, не исключено, что организация будет подвергаться проверкам. Обычно проверяется не только действующая документация, но и бумаги, у которых уже закончился срок действия.

Если речь идет о документах, которые были утилизированы, правильность их уничтожения также нужно подтверждать. Для этого понадобится акт об утилизации, который в обязательном порядке должен храниться в организации, например, в архиве.

Акты хранятся отдельно от остальных документов. Все они сортируются по датам оформления.

Законодательство обязывает хранить такой акт на предприятии в течение пяти лет.

Соответственно, если при проверке обнаружится, что после уничтожения документов прошло меньше пяти лет, руководители организации, как и ответственные сотрудники, будут наказаны.

Но нужно знать, это лишь минимальный рекомендованный срок, в течение которого следует хранить акт. Внутренними правилами компании он может быть увеличен.

В архиве предприятия могут находиться документы, срок хранения которых не определен законом. Через определенное время возникает вопрос о дальнейшей судьбе и таких бумаг. Именно в таких ситуациях, понадобится помощь архивного учреждения. Ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны подать соответствующий запрос к специалистам.

[attention type=red]

Именно они смогут дать четкие ответы по конкретным документам. Это делается еще до того, как заполняется акт. Обращаться к экспертам нужно на этапе проведения оценки документации. Именно полученный ответ и определит дальнейшую судьбу таких бумаг.

[/attention]

Например, их можно будет утилизировать с остальными ненужными документами, или же продолжить хранить в течение определенного периода.

Скачать

Законодательство
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: