Сопроводительная записка к документам образец

Как написать сопроводительное письмо к документам — образец

Сопроводительная записка к документам образец

Отправляя документы в ту или иную инстанцию, нужно сопроводить их письмом с пояснениями. От того, насколько грамотно и убедительно оно написано, во многом зависит успех обращения. Поэтому стоит уделить немного внимания изучению порядка составления подобного документа.

Ниже речь пойдет о том, в каких случаях требуется сопроводительное письмо к документам и как его правильно написать. Кроме того, для наглядности мы подготовили образец такого письма, использование которого значительно упростит вам выполнение задачи.

Когда пишется сопроводительное письмо к документам?

При передаче документов в какую-либо организацию или должностному лицу, в том числе лично, через курьерскую службу, обычную почту или электронную, необходимо сопроводить их письмом, из которого станет ясно, что именно отправляется, с какой целью осуществляется отправка бумаг, кто и кому их передает.

Когда нужно отправить какие-либо документы, к ним следует подготовить сопроводительное письмо

Это так называемое сопроводительное письмо.

Кроме уведомления о передаче документов, оно играет роль гарантии получения вложения адресатом.

[attention type=yellow]

 Письмо, сопровождающее документы, в зависимости от их содержания и цели отправки, может иметь вид описи, запроса, приложения, благодарности, отказа, подтверждения и т.д.

[/attention]

Совет: узнайте, как производится расчет неустойки по договору.

Как пишется сопроводительное письмо к документам?

При подготовке письма, которым сопровождается отправка каких-либо документов, следует придерживаться определенных рекомендаций его оформления:

  • Хоть строгих правил написания или образца сопроводительного письма в законодательстве нет, следует помнить, что это официальный документ, и при его оформлении необходимо придерживаться правил делопроизводства.
  • Заголовок такому письму не требуется. Как правило, оно начинается со слов «направляем акт проверки», «высылаем приказ», «возвращаем документы» и подобных, после которых описывается, что именно отправляется.
  • В сопроводительном письме должна содержаться следующая информация:
    • Сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество, должность и название компании, если автор сопроводительного письма действует от ее имени);
    • Сведения об адресате (фамилия, имя, отчество, должность и название организации). Письмо можно отправлять и без указания конкретного должностного лица;
    • Цель, с которой осуществляется отправка документов. Могут использоваться такие формулировки, как «на подпись», «на согласование», «на ознакомление» и т.д.;
    • Порядок действий, которые следует совершить с документами после их подписи, ознакомления и т.д. В письме может быть указано, например, что приложенные к нему бумаги нужно вернуть, отправить по определенному адресу или оставить у адресата;
    • Перечень документов, которые направляются в качестве приложения к этому сопроводительному письму. Это основной элемент сопроводительного письма, поскольку именно с целью передать документы оно и составляется. Необходимо произвести подробную опись с указанием названия, регистрационного номера, даты подготовки (отправки), количества страниц и экземпляров каждой из бумаг. Если информация о документе содержится в основном тексте письма, в списке приложений его можно подробно не описывать. При отправке нескольких документов их перечень должен быть нумерованным. В конце указывается общее количество бумаг и страниц в них;
    • Дата отправки письма и его регистрационный номер;
    • Подпись лица, имеющего соответствующие полномочия, с расшифровкой его должности, фамилии и инициалов. Это может быть руководитель организации, его заместитель, начальник подразделения или другой ответственный человек. Так, сопроводительное письмо к документам финансового характера может подписывать главбух, а к договорам и бумагам, связанным с судебными разбирательствами, руководитель юридической службы.
  • Сопроводительное письмо должно быть кратким — объемом в полстраницы и даже меньше. Необходимо избегать перегрузки письма лишними данными. Его основная цель – сопроводить документы, поэтому важно, чтобы содержание было конкретным, лаконичным и изложенным в деловом стиле.
  • Если документы отправляются от имени организации, сопроводительное письмо должно быть выполнено на ее фирменном бланке.

Важно: особые правила и нюансы следует учитывать при составлении сопроводительного письма к резюме, от содержания которого во многом зависит успех при приеме на работу.

Образец сопроводительного письма к документам

Кроме правил оформления сопроводительных писем, представителям бизнеса будет полезно узнать, как составляются иные документы:

  Как зарегистрироваться на Госуслугах физическому лицу?

Подводим итоги

При отправке документов, как правило, необходимо подготовить письмо с пояснениями адресату. Это так называемое сопроводительное письмо. Оно фиксирует факт передачи бумаг и содержит инструкцию по обращению с ними.

Унифицированная форма такого письма отсутствует, однако в практике сложились некоторые правила его составления. Чтобы оформлять сопроводительное письмо было проще и быстрее, стоит воспользоваться образцом такого документа.

Сопроводительное письмо к документам

Сопроводительная записка к документам образец

Дарья

Читать 3 мин.

Есть видеозапись

Задать вопрос

Деловую переписку между хозяйствующими субъектами юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями принято вести документоц фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя.

Подпись сопроводительного письма зависит от вида направляемых документов.

Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности — главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр. Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя — для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.

Сопроводительное письмо, как правило, составляется на имя первого руководителя компании-адресата или ее подразделения.

Как написать сопроводительное письмо

Если предьставлении безадресное, обращение можно пропустить. Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении. Приказа Минтруда России от Копии листков нетрудоспособности с расчётами пособия по временной нетрудоспособности, если они представлены работодателю.

При групповом несчастном случае тяжелом несчастном случае, несчастном случае со смертельным исходом:. Акт о несчастном случае на производстве форма Н-1 — оригинал.

Находим ответ. Повторное истребование документов

Заключение центра профессиональной патологии об установлении диагноза профессионального заболевания. Акт о случае профессионального заболевания приложение к Постановлению от Копии сведений о результатах предварительного при поступлении на работу и периодических медицинских осмотров.

Речевые шаблоны

Копия приказа о создании комиссии по расследованию профессионального заболевания. Указанный перечень документов не является исчерпывающим, поскольку согласно п.

Название в 2-х экз. Подскажите, пожалуйста, как правильно написать в сопроводительном письме: Н-ка юридический отдел или Администрации г.

Материал сопроводительное письмо в фсс образец.

Присылает вышестоящая организация письмо с приложением: Так сколько же листов? Нашей компанией от управляющей компании не были предоставлены документы и обоснования тарифов, а также проигнорировали течение с крыши и чистку снега. Просьба подсказать, как лучше сформулировать в сопроводительном письме для Трудовой Инспекции причину несвоевременной выплаты ЗП.

Чтобы сформулировать причину, надо знать её, а Вы ничего об этом не пишете.

Образцы и примеры сопроводительного письма

Какие документы Вы направляете Сопргводительное инспекцию с сопроводительным письмом? Подскажите, пожалуйста, при отправке контрагентам их экземпляров документов, УПД, актов, договоров, посредством Почты России надо ли заполнять описи вложения, или можно послать обычным письмом?

При отправке документов ценным письмом обязательно заполняется опись вложения, таким образом, почта несет ответственность за сохранность вложения. Можно отправить документы заказным или простым письмом, опись вложения при этом не составляется.

В этом случае рекомендуется составить сопроводительное письмо, в котором перечисляются все отправляемые документы с указанием количества листов и экземпляров.

Образец сопроводительное письмо к документам

Почта несет ответственность за утрату заказного письма, у отправителя остается квитанция об отправке.

При утрате простого письма сложно подтвердить факт отправки документов. Изложение текста от первого лица единственного числа допускается, если письмо оформлено на бланке должностного лица, либо носит конфиденциальный характер.

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение — нет. Рекламация Образец письма-претензии Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае

А как подписать высылаемые дневные отчёты по эл. Как должно размещаться на сопроводительном листе реквизит Адресат?

Если название книги указывается в тексте сопроводительного письма, то пишется:

Строки реквизита выравниваются по левому краю, либо центруются относительно самой длинной строки. Посмотрите ГОСТ, там есть фмс примеры.

О проекте Контакты . Сопроводительное письмо к документам Помещено в тему: Евгения 12 02 Павел 22 05 В другую Продать должника коллекторам пояснения оформляется на официальном бланке письма.

Светлана 26 03 Светлана 12 04 Александра 14 01 Ирина 16 04 Мадина 30 04 Лис 29 05 Юлия 18 06 Айбек 02 09 Анастасия 19 11 Зухра 03 12 Энже 30 01 Анна 29 05 Виктория 25 06 Подскажите пожалуйста, что можно написать в пояснительной записке, если: Ирьяне 08 07 Татьяна 28 10 Здравствуйте, какой срок хранения у сопроводительных писем и по какому пункту перечня?

Татьяна 10 11 Тогда храните 5 лет на основании ст.

Марта 12 01 Наталья 24 02 Татьяна 03 03 Ульяна 10 03 Марина 11 03 Не совсем понятен смысл письма.

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Елизавета 28 04 Сидрат 03 08 Т день, мне нужен образец сопроводительного письма шапочка Спасибо заранее. Не очень понятен смысл. Елена 26 08 В описи по пунктам перечисляются все прилагаемые документы. Чаяна 03 09 Очевидно, должен быть конкретный ответ, исходя из ситуации.

Катерина 15 09 Елена 17 11 Нальчика Юридический отдел либо:

Ключевые тэги: Сопроводительное, письмо, в, фсс, о, предоставлении, документов

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам в госзакупках

Сопроводительная записка к документам образец

Сопроводительное письмо — это необязательный документ, но поможет избежать разногласий при взаимодействии с поставщиком и быстрее подписывать и согласовывать документы. Рассказываем, когда заказчику необходимо писать сопроводительные письма, какая информация должна в них содержаться, и составляем образец, как написать сопроводительное письмо к документам.

Прежде чем ответить на вопрос, как писать сопроводительное письмо к документам, необходимо разобраться, когда и зачем его нужно составлять. Сопровод — не просто оповещение об определенном факте, но и подтверждение, что заказчик выполнил обязательства.

Это пригодится, к примеру, если ФАС не получила сведения для проверки, при обвинении заказчика в том, что проект контракта направлен позже установленного срока или что он не уведомил о форс-мажорных обстоятельствах.

Далее рассмотрим, когда нужно писать сопровод на разных этапах госзакупки.

Проведение торгов

Если участник подал запрос на разъяснение положений документации, заказчик обязан дать разъяснение. Ответ публикуют в ЕИС без указания наименования участника, от которого поступил запрос (поскольку нельзя разглашать потенциальных участников заказа), а также отправляют участнику вместе с сопроводительным письмом (СП).

Заключение договора

Заключение договора в электронной форме через сайт электронной торговой площадки (ЭТП) предусмотрено только для аукционов в электронной форме. От заказчика не требуется составление дополнительных актов, кроме как оформить по итогам аукциона контракт и направить его участнику на подпись. В этот момент понадобится образец сопроводительного письма о направлении документов.

По остальным же видам торгов договор может быть заключен в письменной форме без непосредственно программно-аппаратного комплекса ЭТП.

При этом на заказчика возложена обязанность направить победителю договор с приложением протокола рассмотрения и оценки заявок.

Целесообразно при этом составить сопроводительное письмо с указанием сроков подписания договора, необходимых приложений (платежное поручение, банковская гарантия), а также последствий уклонения от заключения контракта.

[attention type=red]

Поставщик может направить протоколы разногласий. В этом случае заказчик также составляет сопровод, отображающий, что контракт составлен с учетом требований поставщика, или же акт, содержащий информацию по аргументированному отказу учесть полностью или частично замечания поставщика.

[/attention]

Не стоит забывать и о сопроводе, направляемом в финансовые органы для получения согласования в заключении контракта (единственная заявка на участие в конкурсных процедурах, согласно п. 25 ч. 1 ст. 93, пример сопроводительного письма к документам о согласовании утвержден Приказом Минэкономразвития от 31.03.2015 № 189).

Исполнение контракта

Все изменения по договору нужно оформить дополнительными соглашениями. К примеру, сторона, у которой возникли обстоятельства непреодолимой силы, обязана в течение периода, зафиксированного в договоре, письменно информировать другую сторону о случившемся и его причинах. Любые уведомления, которые одна сторона направляет другой, высылаются с подтверждением о получении.

Расторжение также оформляется дополнительным соглашением, к примеру, решение, уведомление об отказе от исполнения.

Другие случаи

На каждом из этапов от заказчика может потребоваться направить сведения в контролирующие или судебные органы по факту проведения плановых и внеплановых проверок, а также при подаче исковых заявлений.

Направление сведений в Федеральную антимонопольную службу о включении поставщика в реестр недобросовестных также требует оформления сопроводительного письма.

Порядок ведения реестра недобросовестных исполнителей утвержден Постановлением Правительства РФ от 25.11.2013 № 1062.

Как писать

Бланк сопроводительного письма к документам должен быть подписан руководителем или иным наделенным полномочиями лицом. Целесообразно составлять его в двух экземплярах, один из которых отдается участнику, а второй, с подписью, подтверждающей получение, хранится у заказчика.

Законодательно требований к формату сопровода не установлено. Однако есть важные моменты. Образец сопроводительного письма о передаче документов должен содержать следующие пункты:

  • дату документа;
  • реквизиты сторон (отправителя и получателя);
  • наименование (уведомление о расторжении, о направлении сведений на согласование, о включении в РНП и др.);
  • текст обращения;
  • опись прилагаемых документов;
  • контактные данные составителя, к которому необходимо обращаться при наличии вопросов другой стороны.

Частые ошибки при составлении

Составляя текст сопроводительного письма для передачи документов, придерживайтесь делового стиля. Даже если вы возвращаете договор, потому что он составлен безграмотно, не стоит давать волю эмоциям. Также недопустима фамильярность, любая оценка ситуации, даже положительная. Коротко изложите суть дела, какую реакцию ожидаете от получателя, и в какие сроки.

Вот несколько фраз, использовать которые не стоит:

  1. «В ответ на вопиюще необоснованное требование сообщаем».
  2. «Приветствуем нашего самого лучшего клиента».
  3. «Ваши специалисты не потрудились разобраться в вопросе».

Лучше формулировать так:

Законодательство
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: