Зачем нужны должностные инструкции

Содержание
  1. Должностная инструкция | Бизнес и офис
  2. Преимущества и недостатки должностной инструкции
  3. Что включить в должностную инструкцию
  4. Чем пользоваться при составлении должностных инструкций
  5. В каком порядке принимается должностная инструкция
  6. Должностная инструкция: понятие, составление и для чего нужна
  7. Что такое должностная инструкция?
  8. Необходимость разработки должностной инструкции
  9. Раздел I должностной инструкции «Общие положения»
  10. Раздел II должностной инструкции «Должностные обязанности»
  11. Раздел III должностной инструкции «Права»
  12. Раздел IV должностной инструкции «Ответственность»
  13. Иные разделы
  14. Правила составления
  15. О недостатках и достоинствах должностных инструкций
  16. Обязательно ли наличие должностных инструкций
  17. Организация работы по разработке и введению документа
  18. Ответственность за отсутствие инструкции
  19. Разработка должностных инструкций: понятие и правила составления
  20. Для кого разрабатываются должностные инструкции:
  21. Зачем нужна должностная инструкция
  22. должностной инструкции
  23. Образец должностной инструкции
  24. Должностная инструкция секретаря
  25. Должностная инструкция уборщика помещений
  26. Резюме
  27. Должностные инструкции – что такое и как написать
  28. Как написать должностную инструкцию
  29. Что такое должностная инструкция – что в ней прописано, для чего нужна | Можно ли работать без должностной инструкции
  30. Инструкции помогают уволить сотрудника
  31. Что писать в инструкции
  32. Что писать
  33. Уведомить сотрудника
  34. Для чего нужна должностная инструкция?
  35. Плюсы должностной инструкции

Должностная инструкция | Бизнес и офис

Зачем нужны должностные инструкции

Должностная инструкция – документ не обязательный. Однако не следует им пренебрегать, поскольку должностные инструкции не только помогают сотрудникам четко ориентироваться в своих обязанностях, но и позволяют избежать трудовых споров.

Должностная инструкция- это организационно-правовой документ, в котором определяются трудовая функция сотрудника, его права, обязанности и ответственность. Она составляется по каждой штатной должности.

Обязательны ли должностные инструкции?

Должностная инструкция – документ не обязательный. Однако не следует им пренебрегать, поскольку должностные инструкции не только помогают сотрудникам четко ориентироваться в своих обязанностях, но и позволяют избежать трудовых споров.

Преимущества и недостатки должностной инструкции

НедостаткиПреимущества
Сложность в разработке должностной инструкции, отражающей фактические обязанностиБез должностной инструкции практически невозможно расторгнуть трудовой договор по инициативе администрации в связи с несоответствием занимаемой должности
Без должностной инструкции сотрудника невозможно корректно провести аттестацию персонала
При наличии должностной инструкции трудовые споры часто решаются без привлечения государственных органов
Описание ответственности и обязанностей позволяет избежать дублирования функций внутри фирмы, правильно провести реструктуризацию (объединение, разделение отделов и др.)
Должностные инструкции помогают равномерно распределить обязанности между сотрудниками с похожими должностями (например, должностные инструкции главного бухгалтера и должностная инструкция бухгалтера)
Должностная инструкция помогает сотруднику лучше планировать свою работу
Инструкция помогает администрации фирмы доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно

Нужно ли составлять на каждого сотрудника именные должностные инструкции?

Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника.

В этом случае составлять именные инструкции не нужно. Если же сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Если такой возможности у вас нет, тогда необходимо составить именные должностные инструкции.

Нужно ли составлять должностные инструкции на рабочих?

Должностные инструкции рабочих не составляются. Но для них могут быть составлены рабочие инструкции, в которых раздел «Должностные обязанности» будет заменен на раздел «Функциональные действия».

[attention type=yellow]

Рабочие инструкции можно составить на основании Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (утвержден постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г.

[/attention]

№367) и Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (необходимый выпуск).

Что включить в должностную инструкцию

Типовая должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

  • Общие положения. В этом разделе обычно указывают:
    1. название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
    2. требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы сотрудника (квалификационные требования);
    3. непосредственная подчиненность;
    4. порядок назначения и освобождения от должности;
    5. наличие и состав подчиненных;
    6. порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
    7. перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности;
  • Права. Этот раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей;
  • Должностные обязанности. Здесь приводятся все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении;
  • Ответственность. В этом разделе принято конкретизировать случаи дисциплинарной ответственности в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Разрабатывать должностные инструкции будет проще, если принять специальный локальный акт-Положение о порядке разработки, утверждения и введения в действие должностных инструкций.

Этот документ не обязателен, но он поможет вам упорядочить работу над инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы. В Положении подробно опишите правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций сотрудников, приведите требования инструкций, укажите, кто будет отвечать за разработку этих документов.

Чем пользоваться при составлении
должностных инструкций

При составлении должностных инструкций пользуйтесь Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

Правила использования квалификационных характеристик для составления должностных инструкций вы найдете в Порядке применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 9 февраля 2004 г.

№ 9). Существуют рекомендации по составлению должностных инструкций для отдельных государственных учреждений, например Рекомендации по разработке должностной инструкции, утвержденные приказом Госкомэкологии России от 10 декабря 1997 г.

№ 552 «О системе управления охраной труда в организациях». Ими тоже можно пользоваться при разработке инструкций.

Можно ли в должностной инструкции закрепить обязанности, не связанные с прямой трудовой функцией сотрудника?

В соответствии со статьей 60 Трудового кодекса РФ нельзя требовать от сотрудника выполнять работу, не обусловленную трудовым договором. Значит, если в трудовом договоре нет указаний на какие-либо дополнительные обязанности, не следует закреплять их и в должностной инструкции.

Если сотрудник принимается для выполнения разнородных функций, можно ввести в штатное расписание комплексные должности. Например, должностная инструкция юриста, кадровика, бухгалтера должна соответствовать должности «специалист по правовым и экономическим вопросам».

Тогда в должностной инструкции нужно закрепить все обязанности по такой комплексной должности.

Но помните, что, если по должности предусмотрены льготы или ограничения, ее наименование должно строго соответствовать тарифно-квалификационным справочникам (ст. 57 ТК РФ).

В каком порядке принимается должностная инструкция

Проекты должностных инструкций, как правило, разрабатывают руководители структурных подразделений совместно со специалистами отдела кадров.

Затем проекты нужно направить на визирование в юридический отдел фирмы или юрисконсульту, который проверит должностные инструкции на соответствие законодательству, а также посмотрит, согласуются ли их положения с трудовыми договорами сотрудников.

После того как будут внесены все правки, генеральный директор фирмы или другое уполномоченное лицо утверждает должностную инструкцию.

[attention type=red]

С этого момента сотрудников при приеме на работу нужно знакомить под расписку с должностной инструкцией и выдавать один экземпляр на руки. Сотрудникам, которые уже работают в фирме, также необходимо выдать инструкции и попросить расписаться за ознакомление.

[/attention]

Составляйте должностную инструкцию в двух экземплярах. Один выдавайте работнику, другой экземпляр храните в отделе кадров.

Каждая заинтересованная сторона должна иметь свой экземпляр документа. Это необходимо в случае конфликтных ситуаций. Кроме того, вы можете посоветовать работнику хранить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы он мог сверяться с ней в процессе работы.

Пересматриваются должностные инструкции по мере необходимости. Ввод в действие должностной инструкции, а также изменений и дополнений к ней осуществляется приказом руководителя организации.

В какой форме нужно знакомить сотрудника с должностной инструкцией?

Вариантов несколько. Можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями. Можно прикладывать к инструкциям лист ознакомления.

Но наиболее распространенный вариант – когда сотрудник расписывается на самой инструкции, на обоих ее экземплярах, а также ставит дату ознакомления.

К тому экземпляру, который остается в отделе кадров, можно подшить несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (генерального директора, начальника отдела кадров и т. п.).

Источник: https://v79.ru/archives/85

Должностная инструкция: понятие, составление и для чего нужна

Зачем нужны должностные инструкции

Найм Труда > Охрана труда > Должностная инструкция: определение, составление и для чего нужна

Что такое должностная инструкция и профессиональный стандарт. Для каких должностей разрабатывают эти документы. Порядок ознакомления и применения их в работе.

Что такое должностная инструкция?

Имеется на каждом предприятии.

Должностная инструкция — это важный локальный документ, содержащий сведения об обязанностях и правах сотрудника, работающего на данном предприятии. На основании нормативных актов за лицом, заключившим трудовой договор, закрепляется ряд задач и полномочий, которые он должен знать и качественно исполнять.

Хотя в Трудовом Кодексе об этом не прописано, но во многих Правилах ссылка на наличие на предприятиях должностных инструкций имеется, поэтому руководство требует разработки этого документа.

Должностная инструкция составляется индивидуально для каждого лица на предприятии, сюда относятся инженерно-технические работники и служащие, если у человека рабочая специальность, то применяются выкопировки из ЕТКС по данной профессии.

Документ содержит разделы:

  1. Общие требования;
  2. Функциональные обязанности;
  3. Что работник должен знать;
  4. Права сотрудника;
  5. Ответственность за невыполнение или ненадлежащее исполнение им трудовых обязанностей.

Этот документ применяется на практике с содержанием всех регламентирующих основ.

Необходимость разработки должностной инструкции

Ситуации, в которых инструкция необходима.

Введение в действие нормативных документов, связанных с трудовой деятельностью работника, не является обязательством работодателя, однако должностные обязанности во многом ограничивают, к, примеру, прием на работу, перевод на иное место, установление квалификации и иные регулирующие моменты.

Наличие должностной инструкции необходимо:

  1. При приеме на работу, если человек по каким-либо характеристикам, изложенным в документе, не подходит, то у работодателя имеется основание отказать ему. Например, не соответствует стаж или недостаточно квалификации;
  2. При испытательном сроке, указанном в документе — это основание уволить неподходящую кандидатуру после приема на работу;
  3. Для равномерного распределения трудовых обязанностей между работающими и четкого пояснения, какие поставленные задачи они должны выполнять;
  4. Для обоснованного перевода работника на иную работу временно;
  5. При необходимости проведения оценки качества выполняемых задач.

Закрепление документально всех обязанностей, которые должен выполнять работник важно как для руководителя, так и для работающего. В процессе трудовой деятельности может возникнуть множество спорных ситуаций, связанных с выполнением какой-либо функции.

У двух сторон, подписавшихся в трудовом договоре, есть основание отстаивать свои интересы как лично, так и с привлечением комиссии по трудовым спорам.

На практике встречаются и такие примеры, когда человека уволили за неисполнение обязанностей, не прописанных в должностной инструкции. В этом случае суд будет всегда на стороне работника и работодатель должен будет восстановить его в должности.

Раздел I должностной инструкции «Общие положения»

Содержит общие сведения.

Общие положения. В разделе указываются цели и назначения данной инструкции, на основании какого нормативного документа она разработана. В нем же указывается, какое образование должно быть и какая степень профессиональной подготовки.

Требования к стажу по данному направлению деятельности, какой нормативной базой должен владеть специалист, чтобы качественно выполнять свои обязанности. Какие структурные подразделения находятся в его подчинении, при их наличии, каков порядок замещения временно отсутствующих коллег по работе.

Раздел содержит следующую информацию:

  • указывается полное название структурного подразделения или четко прописывается должность, согласно штатному расписанию;
  • кому должен подчиняется работник. Не исключено, что функционально он подчиняется одному руководителю, а административно — иному;
  • каким образом осуществляется назначение на должность, и как производится освобождение;
  • обязательно указывать, какие требования к профессиональной подготовке необходимы.

Можно в этом разделе указать, какие нормативные правовые акты федерального, территориального и локального характера необходимо знать.

Это могут быть законы, постановления, приказы, распоряжения, ГОСТы, стандарты и иное.

Раздел II должностной инструкции «Должностные обязанности»

Должностные обязанности работника. Прописываются все функции, которые он должен выполнять. При необходимости их количество может быть увеличено или напротив, сокращено, все зависит от поставленных задач.

Работодатель должен ответственно подойти к этому вопросу, чтобы не получилось так, что какой-то функции не хватает или напротив, их избыток.

Для этого можно подключать самого сотрудника непосредственно, чтобы он грамотно сформулировал, поставленные ему задачи. При любом положении рассматривать содержание инструкции будут специалисты юридического отдела.

Раздел III должностной инструкции «Права»

Обозначены все права работников.

В следующем разделе необходимо подробно расписать права работника, занимающего данную должность, в том числе внести конкретизирующие данные. К таковым относятся:

  1. Осуществление допуска сотрудника к конфиденциальной или секретной информации по виду его деятельности;
  2. Какие решения он может принимать самостоятельно, без информирования руководства;
  3. Какие сведения он имеет право получать для осуществления трудовых функций;
  4. Имеется ли право подписывать документы;
  5. Обладает ли правом контролировать работу иных сотрудников, имеющихся в его подчинении;
  6. И иные, регламентирующие деятельность права.

Этот раздел непосредственно связан с функциональными обязанностями.

В его содержании изложена информация о предоставленных правах сотрудника.

Понятная формулировка предложений способствует изложению следующего раздела инструкции.

Раздел IV должностной инструкции «Ответственность»

В данном подразделе должны быть полностью и кратко раскрыты виды ответственности по результатам трудовой деятельности работника.

Расписывается, какую степень ответственности несет работник за несвоевременное, некачественное или невыполнение своих задач. Как известно, согласно трудового и гражданского законодательства устанавливается административная, материальная, дисциплинарная или уголовная ответственность, в зависимости от проступка.

Иные разделы

Можно включать иные разделы в документ.

На основании регламентирующих документов, изданных организациями или иных соображений можно в должностную инструкцию включать и иные разделы, к примеру, о взаимоотношениях между другими сотрудниками предприятия.

Этим будут четко определены связи при выполнении должностных функций. Отношения сотрудника со сторонними организациями, например, это может быть заключение контрактов и договоров.

[attention type=green]

В ином разделе может быть указана периодичность подготовки планирующих документов, а также отчетов по результатам деятельности. Не исключена возможность включения раздела об установлении критерия об оценке работы сотрудника.

[/attention]

Опытные кадровики рекомендуют в качестве дополнения включать в содержание инструкции изменения структуры предприятия, внедрение новых методов работы, а также появление новых производственных заданий.

Правила составления

Составляется по особым правилам.

Должностная инструкция является организационно-распорядительным документом, в котором отражаются следующие данные:

  • непосредственные трудовые функции работника или сотрудника штата;
  • какими правами и обязанности наделен работник;
  • субординация подчиненности;
  • какие взаимоотношения устанавливаются с работающими в иных подразделениях предприятия;
  • какую ответственность несет работник в процессе трудовой деятельности.

Разработка осуществляется при помощи ЕТКС (тарифно-квалификационного справочника), а также самостоятельное издание проекта инструкции не будет ошибочным.

Общеустановленные правила:

  1. В правом верхнем углу прописывается сокращенное или полное название организации, оставляют место для подписи работодателя и даты, когда инструкция будет рассмотрена;
  2. В заголовке указывается «Должностная инструкция…», и для какой специальности она разработана, к примеру, «… инженер по испытаниям»;
  3. Далее, согласно установленного порядка прописывается содержание;
  4. Подпись разработчика и дата проставляются в конце локального акта.

Обязательно следует учесть, что в инструкции необходимо указать действия, какие должен выполнять работник в процессе трудовой деятельности.

Инструкция должна быть разработана кратко, лаконично, легко восприниматься. После ее прочтения у любого сотрудника не должно оставаться вопросов, чем ему заниматься на рабочем месте.

Для разработки данных документов можно воспользоваться требованиями из ГОСТа. Все разработанные документы должны быть учтены в делопроизводстве предприятий или организаций.

О недостатках и достоинствах должностных инструкций

Четко прописаны права и обязанности работника.

У этого важного документа, регламентирующего взаимоотношения между работником и работодателем существуют неоспоримые достоинства:

  1. При любых обстоятельствах подчиненный знает, что ему нужно выполнять, а его руководитель имеет право спрашивать с него об исполнении порученных задач. В инструкции все подробно расписано, и никаких неясностей не должно возникнуть;
  2. Для руководящего состава введение документа станет настольной книгой для организации управления производственным процессом;
  3. Сотрудничество между двумя сторонами будет надежным, так как весь необходимый материал будет изложен в должностной инструкции;
  4. Повышение квалификации работающих — это тоже важный аргумент для карьерного роста, изложенный в должностных обязанностях;
  5. Наличие должностных инструкций на всю штатную численность персонала придает престиж организации или предприятию и говорит о том, что здесь порядок.

О недостатках должностных инструкций: если документ составлен неграмотно, а лишь бы он вообще был разработан, то такая инструкция может сыграть отрицательную роль. Например, при предъявлении к работнику замечаний к его работе или невыполнении им поручений руководства, не прописанных в документе, к человеку сложно будет применить дисциплинарное наказание.

Взвешивая все обстоятельства о положительных и отрицательных сторонах документа, напрашивается вывод: инструкция должна быть составлена четко, лаконично, должна быть понятна для всех, а также легко восприниматься.

Обязательно ли наличие должностных инструкций

Наличие документа о регламенте взаимодействия между работниками не является обязательным, но, тем не менее важно для обеих сторон. При ее отсутствии возникает множество спорных вопросов, которые будет сложно разрешить.

Во многих организациях специально разрабатываются нормативные акты о необходимости разработки должностных инструкций на рабочих местах, то есть при приеме на работу или в процессе трудовой деятельности у руководителя и работника не возникает вопросов, чем сотрудник будет заниматься в течение рабочей смены, и что конкретно у него будет спрашивать его начальник.

Организация работы по разработке и введению документа

Следует согласовать со всеми руководителями подразделений.

Разработка должностных инструкций — это прерогатива отдела кадров или работника БТЗ.

Для организации работ по разработке документа рекомендуется выполнить следующее:

  • подготовить проект Положения о разработке или переработке должностных инструкций. Соответственно организовать прохождение юридической экспертизы, согласование с заинтересованными лицами и утвердить руководителем предприятия;
  • при подготовке проектов должностных обязанностей следует подключить всех руководителей подразделений, чтобы совместными усилиями правильно составить правовой документ. На это должно быть отведено время, указанное в Приказе;
  • в процессе разработки можно организовывать совещания и решать спорные вопросы в присутствии руководства;
  • после того, как вся информация будет собрана, необходимо ее облечь в документ, который тоже будет подписываться и утверждаться;
  • при подготовке всех должностных инструкций рекомендуется издать приказ о завершении проведения этой работы и введение в действие разработанных документов;
  • не менее важным этапом будет ознакомление с должностной инструкцией работника. Для этого рекомендуется завести журнал, где будет вестись учет подписей.

Организованная таким образом работа придаст статус предприятию.

Хранение инструкций осуществляется в отделах кадров, а после истечения срока пользования передается на хранение в архив.

Ответственность за отсутствие инструкции

Отсутствие должностных инструкций не влечет за собой наказания, так как этот документ не является обязательным.

Но, несмотря на этот факт многие предприятия проводят работу по разработке и введению в действие инструкций, это действительно удобно и регулирует многие отношения.

Из этого видео вы узнаете о структуре должностной инструкции.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/ohrana/dlya-chego-nuzhna-dolzhnostnaya-instruktsiya.html

Разработка должностных инструкций: понятие и правила составления

Зачем нужны должностные инструкции

Должностная инструкция учреждения (ДИ) является официальным документом. Цель должностной инструкции – очертить круг обязанностей и ответственность работника, занимающегося оправленную должность.

Для кого разрабатываются должностные инструкции:

  • Для руководящих должностей – директоров филиала, начальников подразделений, заместителей;
  • Для специалистов различных сфер, чья квалификация подтверждается наличием профильного образования;
  • Для прочих классов работников, которые выполняют в организации координирующие или какие-либо регулярные работы, например, для секретарей, охранников, инкассаторов.

Зачем нужна должностная инструкция

Иногда должностную инструкцию по нормированию труда называют формальной. Но такой в корне не верен. Даже если к вам пришел сотрудник с опытом, стандарты работы у предыдущего работодателя могли значительно отличаться от ваших.

Для молодых специалистов содержание должностной инструкции становится своеобразным пособием, которое помогает вникнуть в новую работу на практике.

Плюс ко всему, руководителю без общего стандарта сложно контролировать работу подчиненных даже в небольшой фирме, а на крупных предприятиях – тем более.

Независимо от размера компании, без грамотной должностной инструкции специалиста любая спорная ситуация может перерасти в конфликт. Потому что этот документ описывает обязанности специалистов и регламентирует выполнение регулярных работ в организации.

Например, в рекламном агентстве есть специалист, который ведет аккаунты в социальных сетях заказчиков. Здесь же работает маркетолог, который занимается продвижением самого агентства.

Обязан ли SMM-специалист заниматься Инстаграмом агентства или это исключительно ответственность маркетолога? Должностная инструкция как раз помогает разделить их обязанности и наладить эффективную работу в команде.

цель любой рабочей инструкции – наладить трудовой процесс в фирме. Грамотно составленная ДИ помогает не только контролировать работников, но и поощрять их за высокие результаты.

Важно! Не хитрите и включайте в должностную инструкцию все обязанности, которые есть у работника в должности. Если вы решите поручить сотруднику дополнительную работу, как минимум у него возникнет недоумение, а в худшем случае новый специалист уйдет от вас.

должностной инструкции

Должностная инструкция составляется в соответствии с Единым квалификационным справочником должностей. Оформление ДИ регламентировано Госстандартом РБ 6.38-2004. Но стоит оговориться, что в вышеназванных документах описаны только общие принципы составления должностных инструкций, так как ДИ – это документ, который создается исключительно для внутреннего использования.   

Кто разрабатывает ДИРуководитель или начальники подразделений при участии компетентных специалистов, например, специалиста по кадрам и управляющего профсоюзом
В каком виде оформляется ДИ– Как самостоятельный документ.- Как приложение к трудовому договору.
Что входит в ДИ– Общая информация;- Квалификационные требования работника;- Обязанности работника;- Права работника;- За что отвечает работник;- Как контролируется выполнение обязанностей;- Способы поощрения за результаты работы.
Этапы разработки ДИ– При необходимости назначаем ответственного за разработку должностной инструкции.- Определяем обязанности специалиста, для должности которого составляется документ.- Составляем проект ДИ.- ДИ подписывает разработчик, составитель, представитель профсоюза.- Для утверждения ДИ издается приказа или на самой инструкции проставляется гриф утверждения.- Регистрация должностной инструкции производиться производится по правилам внутреннего делопроизводства, например, путем внесения записи в журнал регистрации ЛНПА.- С готовой инструкцией каждый работник должен быть ознакомлен под подпись.

Образец должностной инструкции

Для рабочих специальностей разрабатывают не должностные инструкции, а рабочие. Чтобы наглядно показать разработку должностной инструкции, мы приведем вам несколько примеров.

Должностная инструкция секретаря

Раздел с общей информацией содержит данные о:

  • Положении секретаря в фирме и его непосредственном начальнике;
  • Документах, которые регламентируют трудовую деятельность секретаря,
  • Необходимых компетенциях секретаря;
  • Работнике, который замещает секретаря.

Далее нужно описать основные функции секретаря: обеспечение работы руководителя.

Обязанности секретаря нужно описать четко и в полном объеме.

В различных организациях секретарь может выполнять разные виды работ, но в основном включают ведение графика, необходимой документации, электронной переписки, отправку и получение корреспонденции, присутствует на совещаниях, следит за наличием канцелярских принадлежностей, бумаги, чая, кофе, встречает и провожает посетителей. Иногда секретарь сопровождает руководителя в командировках, отвечает за делопроизводство, ведет картотеку.

Права секретаря следуют из обязанностей. Так как секретарь является посредником между директором, руководителями подразделений, другими работниками, то он имеет право запрашивать у подразделений документы, необходимые для организации работы директора. Также секретарь может вносить предложения об изменениях для оптимизации работы руководителя и работы компании.

Секретарь несет ответственность за ненадлежащее исполнение рабочих обязанностей, за нарушение законодательства в процессе рабочей деятельности, за причиненный компании материальный ущерб.

Должностная инструкция уборщика помещений

Раздел с общей информацией содержит данные о:

  1. Положении уборщика в фирме и его непосредственном начальнике;
  2. Документах, которые регламентируют трудовую деятельность уборщика,
  3. Необходимых знаниях и навыках уборщика.

Далее нужно описать основные функции уборщика: поддержание чистоты помещения и оборудования. 

Обязанности уборщика помещений могут варьироваться в зависимости от места работы. Например, в них может входить сухая и влажная уборка помещения, содержание в чистоте оборудования, вывоз мусора, дезинфекция оборудования, контроль за наличием средств для уборки.

Уборщик обязан выполнять свою работу в соответствии с ДИ и требованиями безопасности, использовать спецодежду и средства химической защиты, сообщать руководителю о неисправностях оборудования, проходить инструктаж по технике безопасности.

[attention type=yellow]

Уборщик имеет право на обеспечение оборудованием и средствами, необходимыми для работы, на доступ в помещения, за санитарное состояние которых он отвечает.

[/attention]

За ненадлежащее выполнение работы уборщик может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. За порчу имущества организации уборщик привлекается к материальной ответственности.

Резюме

Должностная инструкция по нормированию труда – это внутренний документ, который помогает организовать слаженную работу различных подразделений в компании.

Главное, чтобы в ДИ были четко указаны функции, обязанности и ответственность сотрудника.

Вы можете назначить разработчиком должностных инструкции работника вашей компании или сэкономить ресурсы фирмы и поручить работу по составлению рабочих инструкций специалистам компании Консалт.

Источник: http://www.konsalt.by/stati/upravlenie-personalom/dolzhnostnye-instrukcii-chto-eto-takoe-i-kak-ih-sostavlyat.html

Должностные инструкции – что такое и как написать

Зачем нужны должностные инструкции

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника.

Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации.

Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

3. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Что такое должностная инструкция – что в ней прописано, для чего нужна | Можно ли работать без должностной инструкции

Зачем нужны должностные инструкции

Читатель Сергей спрашивает:

У меня пиццерия, и мы не составляем должностные инструкции для сотрудников, а пишем обязанности в договоре. Недавно прочитал, что инструкции нужно иметь. Что мне грозит, если их нет?

В трудовом законодательстве нет статьи, которая обязывает писать должностные инструкции для сотрудников. Они нужны только госорганам, частным охранникам, врачам и фармацевтам. Все остальные могут работать без инструкций.

В них указывают список задач сотрудников, которые уже есть в трудовом договоре, но инструкции помогут распределить задачи и пригодятся в суде.

Инструкции помогают уволить сотрудника

Должностные инструкции — это не просто перечисление обязанностей сотрудника. Обычно в них пишут:

  • какой опыт, образование, курсы переподготовки должны быть у человека, чтобы работать на этой должности;
  • какие обязанности, объем работы;
  • как отвечает за ошибки в работе или если не соблюдает приказы руководителей.

Поэтому инструкции выручают, если возникает спор между работодателем и сотрудником. Если компания хочет уволить человека за плохую работу, она должна обосновать, что сотрудник не справляется.

Если сотрудник пойдет в суд, инструкция докажет, что человек не соответствовал должности.

В Мещанский суд Москвы обратился бывший сотрудник страховой компании. Он требовал признать увольнение незаконным и выплатить ему зарплату за время вынужденного отсутствия и моральную компенсацию.

[attention type=red]

Суд в иске отказал. Обосновал решение так: сотрудник не выполнял обязанности, которые были прописаны в должностной инструкции. Поэтому работодатель имел законное право его уволить.

[/attention]

Сотрудник подал апелляцию, но и во второй раз суд был на стороне работодателя.

Судебное дело

Еще инструкции помогают распределить работу между сотрудниками с похожими обязанностями.

В офисе работают два секретаря. Чтобы понимать, кто что делает, в одной инструкции пишем «принимает звонки и наливает кофе посетителям»; в другой — «отвечает за документы». Если второй секретарь потеряет документы, выговор сделают ему, а не всем.

Инструкциями могут пользоваться новички на испытательном сроке: они помогут быстрее понять, чем заниматься и к кому обращаться.

Что писать в инструкции

Как работать с должностными инструкциями — в письме Роструда

Стандартной формы инструкции нет, поэтому каждый делает как нравится. Роструд советует оформлять инструкцию приложением к трудовому договору или отдельным документом.

Инструкция может выглядеть как угодно, например вот так:

Документ составляют для должности, а не для конкретного человека. Если сотрудник уволится, новый человек сможет работать по той же инструкции.

Обычно документ состоит из четырех разделов:

Что писать

Должность

Как назначают и как увольняют. Например, приказом руководителя

Кто руководитель

Есть ли подчиненные, кто они

Кто будет замещать во время отпуска

Требования к квалификации. Смотрим в едином квалификационном справочнике

На основе каких документов будет работать сотрудник. Обычно пишут: на основе законодательства России, приказов руководителей, должностной инструкции и других документов компании

Категорию: руководитель, специалист, стажер. Если специалистов много, можно писать «старший», «младший»

Знакомиться с документами компании, которые нужны для работы

Обращаться к руководителю и в другие отделы

Требовать от руководителя содействия, если нужно для работы

Подписывать документы

Здесь пишут об ответственности, если сотрудник не будет соблюдать трудовую инструкцию и приказы руководителей

О материальной ответственности тоже пишут в этом разделе

Готовую инструкцию должен утвердить руководитель, даже если составлял ее сам. Для этого он пишет приказ: «Приказываю утвердить должностную инструкцию главного механика с 15 апреля 2019 года».

Чтобы не возиться с приказами, можно прямо в инструкции сделать отдельный пункт:

Утверждаю. Генеральный директор ООО «Лосось» Иванов Л. В. Подпись, дата.

После этого можно подписывать инструкцию. Дополнительно ее могут подписать главный бухгалтер и юрист.

Уведомить сотрудника

Инструкцию подписывают в двух экземплярах, один остается у сотрудника. Если сотрудник расписался, это значит, он принял условия и будет работать по ним.

Если в компании работают 200 человек или хочется бюрократического кутежа, можно еще завести журнал учета инструкций и по нему следить, кто расписался.

Подписывать инструкции лучше при оформлении на работу, а если компания раньше их не использовала, — сразу после составления. По моему опыту, лучше проговорить с сотрудником, зачем нужна инструкция и что значит каждый пункт.

Источник: https://delo.modulbank.ru/all/instruction

Для чего нужна должностная инструкция?

Зачем нужны должностные инструкции

Должностная инструкция вызывает к себе неоднозначное отношение со стороны руководителей предприятий. Во-первых, они опасаются, что работник, получивший должностную инструкцию, перестанет выполнять задания, которые не соотносятся с его трудовыми обязанностями. И, надо сказать, что в некоторых случаях такие опасения не беспочвенны.

Во-вторых, в некоторых случаях достаточно сложно правильно прописать трудовые обязанности работника. В производстве функции работника формальны и вполне понятны.

В сфере коммерции же, где рабочий процесс часто требует быстрого принятия решений, подчас нестандартных, трудовые обязанности работника очень трудно жестко регламентировать.

Отсутствие у подчиненного определенной свободы в принятии решений и проявлении инициативы может серьезно навредить бизнесу.

Плюсы должностной инструкции

И все-таки должностная инструкция имеет ряд неоспоримых плюсов, из-за которых следует ее вводить.

Первый плюс. Хорошо разработанная и выполняемая должностная инструкция способна упорядочить рабочий процесс, сделать его слаженным и системным. Именно системным, потому что где нет системы – там хаос и неразбериха.

Какие обязательные действия должен работник выполнить в конкретно данной ситуации? Какова его степень ответственности? Все это отражает должностная инструкция, которая является инструментом, призванным помогать в трудных ситуациях и распределять ответственность.

Второй плюс. Должностная инструкция вносит ясность в рабочие отношения: каждому сотруднику становится ясно, к кому и по какому вопросу нужно обращаться.

При создании инструкции вам придется самым детальным образом описывать технологические процессы в вашем предприятии. При этом инструкцию придется регулярно переписывать, чтобы она соответствовала новым требованиям в вашем бурно развивающемся предприятии. Когда назрела необходимость переписать должностную инструкцию – решать вам.

В процессе работы над должностной инструкцией, у самого руководителя складывается четкая система требований к своему работнику, а это облегчает поиски новых сотрудников.

Третий плюс. Должностная инструкция может исправлять ситуацию, которая выходит из-под контроля. Например, она может напомнить чрезмерно расслабившимся сотрудникам об их трудовых обязанностях.

Если подчиненный под «благовидным» предлогом отказывается выполнить какое-нибудь поручение, то всегда можно заставить его изменить свое поведение, сославшись на должностную инструкцию: «Это твоя работа, а не чья-нибудь.

Изволь сделать».

[attention type=green]

Но сразу стоит заметить, что нельзя с помощью должностной инструкции на кого-то давить, вынуждая к увольнению. Это может привести к тому, что работники будут подходить к выполнению своих обязанностей формально, чтобы начальник не подкопался. Должностная инструкция – это не карательный инструмент, а сугубо регламентирующий, определяющий границы ответственности.

[/attention]

Четвертый плюс. Должностная инструкция защищает руководителя в критической ситуации от судебного преследования.

Критическая ситуация – это чаще всего нарушение Правил техники безопасности, повлекшее инвалидность или смерть.

Поэтому руководитель в должностной инструкции должен обезопасить себя в случае возникновения конфликтной, спорной ситуации, которая может довести и до суда.

В каких спорных ситуациях может помочь должностная инструкция? (разумеется, если вы по всем правилам заключили с работником трудовой договор)

1. Отказ в приеме на работу. 2. Изменение условий труда. 3. Удержание из заработной платы. 4. Оплата труда в условиях отклонения от норм.

5. Нарушение трудовой дисциплины.

6. Наложение дисциплинарных взысканий. 7. Возмещение работником вреда, причиненного работодателю. 8. Увольнение работника, как не выдержавшего испытательный срок.

9. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ).

Но в первую очередь вашу ответственность в суде будет определять именно трудовой договор. Его содержание определяется в ст. 57 ТК РФ. Трудовой договор и должностная инструкция должны быть подписаны обеими сторонами.

Законодательство
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: